การสอบไล่ภาคฤดูร้อน ปีการศึกษา 2558
ข้อสอบกระบวนวิชา POL 2310 ทฤษฎีองค์การ
คําสั่ง ข้อสอบมี 4 ข้อ ให้ทําทุกข้อ ๆ ละ 25 คะแนน (รวม 100 คะแนน)
ข้อ 1 จงอธิบายความสัมพันธ์ของระบบย่อยองค์การกับการจัดการมาให้เข้าใจ
แนวคําตอบ
องค์การ หมายถึง การที่คนมารวมตัวกันเพื่อเข้าทํางานโดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันและต้องการ ที่จะทํางานให้บรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งระบบย่อยขององค์การ ประกอบด้วย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ คน โครงสร้าง เทคนิค และความรู้ข้อมูลข่าวสาร
การจัดการ หมายถึง การดําเนินงานของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปเพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ ที่ได้ตั้งเอาไว้ร่วมกัน โดยคํานึงถึงการจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพเข้าช่วย ซึ่งกระบวนการจัดการ ประกอบด้วย การวางแผน การประสานงาน การจัดองค์การ การตัดสินใจ และการควบคุมงาน
ความสัมพันธ์ระหว่างระบบย่อยองค์การกับการจัดการ มีดังนี้
1 ความสัมพันธ์ระหว่างเป้าหมาย/วัตถุประสงค์กับการวางแผน หมายถึง เมื่อกําหนด เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์การแล้ว ก็ต้องหาหนทางเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยนักบริหารจะต้อง นําความรู้ในวิชาการวางแผนมาใช้ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน 4 ขั้นตอน คือ
1) การกําหนดเป้าหมาย
2) การอธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน
3) การหาเครื่องมือที่จะมาช่วย พร้อมทั้งตระหนักถึงปัญหาและอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมาย
4) การพัฒนาหนทางที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
2 ความสัมพันธ์ระหว่างคนกับการประสานงาน หมายถึง นักบริหารต้องมีภาวะผู้นํา และมีความรู้เกี่ยวกับภาวะผู้นํา เพื่อจูงใจให้กลุ่มคนมาบริหารองค์การให้บรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ผู้บริหารต้อง มีความสามารถในการสื่อข้อความ เพราะการสื่อข้อความจะช่วยให้เข้าใจงานและสามารถทํางานได้ง่ายขึ้น รวมทั้ง ช่วยให้เกิดประสิทธิผลที่ดีต่อองค์การ
3 ความสัมพันธ์ระหว่างโครงสร้างกับการจัดองค์การ หมายถึง การจัดองค์การเพื่อให้ องค์การมีโครงสร้างที่เหมาะสม ซึ่งพิจารณาจากเกณฑ์ดังต่อไปนี้
1) ปัญหารอบด้านขององค์การ
2) กระบวนการปฏิบัติงานที่มีความรวดเร็ว
3) การจัดสรรคนให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ
4) การติดต่อและการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลภายในองค์การที่สอดคล้องกับ โครงสร้างองค์การ
5) การจัดโครงสร้างองค์การที่เอื้ออํานวยต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมีความยืดหยุ่น และจูงใจให้คนมีความเอาใจใส่ต่อการทํางาน
6) การปกครองบังคับบัญชาทุกระดับมีความสอดคล้องกัน
7) การให้อํานาจหน้าที่กับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมในการจัดโครงสร้างองค์การ
8) การจัดโครงสร้างให้สอดคล้องกับนโยบาย
9) การแบ่งส่วนงานที่มีความเหมาะสม
4 ความสัมพันธ์ระหว่างเทคนิคกับการตัดสินใจ หมายถึง เทคนิคการบริหารจะเป็น ประโยชน์ที่ทําให้องค์การปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมาย ซึ่งเทคนิคทางการบริหารมี 2 รูปแบบ คือ การตัดสินใจที่ใช้อยู่ เป็นประจํา (Programmed Decision-Making) และการตัดสินใจที่ไม่เกิดบ่อยนัก (Nonprogrammed Decision Making) ดังนั้นนักบริหารจะต้องรู้จักหลักการตัดสินใจในโอกาสต่าง ๆ เช่น
1) การตัดสินใจภายในภาวะที่แน่นอน (Certainty) คือ การตัดสินใจที่ทราบผลในแต่ละทางเลือก
2) การตัดสินใจในภาวะที่มีความเสี่ยง (Risk) คือ การตัดสินใจที่ทราบความเป็นไปของผลในแต่ละทางเลือก
3) การตัดสินใจในภาวะที่ไม่แน่นอน (Uncertainty) คือ การตัดสินใจที่ไม่ทราบความเป็นไปของผลที่เกิดขึ้น
5 ความสัมพันธ์ระหว่างความรู้ข้อมูลข่าวสารกับการควบคุมงาน หมายถึง นักบริหาร จะต้องอาศัยข้อมูลข่าวสารในการกําหนดนโยบายและการนํานโยบายไปสู่การปฏิบัติ รวมทั้งในการควบคุมงาน ทุกประเภทเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยนักบริหารจะต้องใช้ระบบการควบคุมเพื่อตรวจสอบว่าการบริหารงานในองค์การ เป็นไปตามที่กําหนดไว้ในแผนหรือไม่ ซึ่งการควบคุมงานจะทําให้องค์การสามารถปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างราบรื่น
ข้อ 2 จงอธิบายการแบ่งยุคทฤษฎีองค์การ 3 ยุคมาพอสังเขป พร้อมทั้งยกตัวอย่างแนวคิดของนักทฤษฎีองค์การมาอย่างน้อยยุคละ 2 คน
แนวคําตอบ
- Richard Scott ได้แบ่งยุคทฤษฎีองค์การออกเป็น 3 ยุค ได้แก่
1 สํานักเหตุผลนิยม หรือสํานักคลาสสิก
ลักษณะของสํานักเหตุผลนิยม ได้แก่
1 เป็นองค์การระบบปิด
2 อาศัยโครงสร้างเข้ามาควบคุมคน
3 การบริหารคํานึงถึงประสิทธิภาพและประหยัด
ฐานคติของสํานักเหตุผลนิยม ได้แก่
1 องค์การเป็นระบบที่มีเหตุผลและประกอบด้วยสมาชิกในองค์การที่มีเหตุผลและรู้สํานึกในสิ่งที่ตนเองกระทํา
2 การตัดสินใจหรือการกระทําใด ๆ ของคนมุ่งให้เกิดประโยชน์สูงสุด
3 การควบคุมสมาชิกเป็นสิ่งที่มีประสิทธิภาพที่สุดขององค์การ
คุณสมบัติขององค์การตามแนวคิดของสํานักเหตุผลนิยม ได้แก่
1 เป็นกลุ่มสังคม ประกอบด้วยคน 2 คนขึ้นไปมารวมตัวกันและมีปฏิสัมพันธ์ในการทํางานและการรวมกลุ่มต้องมีการประสานกันอย่างมีสํานึก
2 มีขอบเขตที่ชัดเจน
3 มีวัตถุประสงค์เฉพาะเจาะจง
4 มีการจัดแบ่งอํานาจหน้าที่
5 ใช้กฎระเบียบ การดําเนินการ การควบคุมและเทคนิค
6 ใช้การสื่อสารอย่างเป็นทางการ
7 เน้นความชํานาญเฉพาะด้านและการจัดแบ่งงาน
8 มีการว่าจ้างมีทักษะ และมีความรู้ความชํานาญเข้ามาทํางานในองค์การ การประยุกต์ใช้แนวคิดของสํานักเหตุผลนิยมให้ความสําคัญกับโครงสร้างองค์การ จึงเหมาะที่จะนําไปประยุกต์ใช้ กับองค์การแบบราชการ (Bureaucracy) และองค์การที่เป็นทางการ (Format Organization)
นักทฤษฎีองค์การของสํานักเหตุผลนิยม เช่น
– Adam Smith เสนอหลักการแบ่งงานกันทํา (Division of Labor) โดยเห็นว่าการ แบ่งงานกันทําจะก่อให้เกิดผลดี 3 ประการ คือ เป็นการเพิ่มความคล่องตัวให้กับการปฏิบัติงานของคนงาน ประหยัดเวลาในการผลิต และทําให้สามารถผลิตผลงานได้จํานวนมาก
– Frederick ‘W. Taylor เสนอหลักการบริหารงานแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) เพื่อปรับปรุงวิธีการทํางานของคนงานให้มีประสิทธิภาพ โดย Taylor เสนอให้ฝ่ายจัดการหรือ ฝ่ายบริหารมีหน้าที่ดังนี้
1) สร้างหลักการทํางานหรือวิธีการทํางานที่ดีที่สุด (One Best Way)
2) คัดเลือกคนงานตามเกณฑ์วิทยาศาสตร์ เพื่อให้ได้คนที่เหมาะกับงานแต่ละประเภท
3) พัฒนาคนงานให้สามารถทํางานได้อย่างถูกต้อง
4) สร้างบรรยากาศการทํางานระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง
2 สํานักธรรมชาตินิยม หรือสํานักนีโอคลาสสิก ลักษณะของสํานักธรรมชาตินิยม ได้แก่
1 สนใจพฤติกรรมของคน
2 เห็นคนเป็นปัจจัยที่สําคัญขององค์การ
3 เห็นว่าถ้าคนมีประสิทธิภาพจะแก้ปัญหาขององค์การได้
ฐานคติของสํานักธรรมชาตินิยม ได้แก่
1 คนมีความต้องการที่หลากหลาย และความต้องการนี้เป็นแรงขับให้เกิดพฤติกรรมต่าง ๆ
2 การควบคุมและการลงโทษไม่ใช่วิธีการที่จะทําให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่กําหนด 3 วิธีการจูงใจที่ดีที่สุด คือ การจูงใจที่ตอบสนองความต้องการของคนในการได้รับการยอมรับและการตระหนักในศักยภาพและความสามารถในฐานะมนุษย์
คุณสมบัติขององค์การตามแนวคิดของสํานักธรรมชาตินิยม ได้แก่
1 ต้องมีโครงสร้างเชิงพฤติกรรม เช่น ลักษณะและพฤติกรรมของปัจเจกบุคคลและกลุ่ม
2 ขึ้นอยู่กับความเต็มใจของสมาชิกในการอุทิศเวลาในการทํางาน
3 แสวงหาความอยู่รอด
4 เน้นการมีส่วนร่วม
5 ใช้การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ
การประยุกต์ใช้
แนวคิดของสํานักธรรมชาตินิยมเหมาะที่จะนําไปประยุกต์ใช้กับองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) เช่น องค์กรพัฒนาเอกชน (NGO) กลุ่มให้คําปรึกษาทางกฎหมาย กลุ่มสหกรณ์ เป็นต้น
นักทฤษฎีองค์การของสํานักธรรมชาตินิยม เช่น
– Elton Mayo เป็นนักทฤษฎีด้านมนุษยสัมพันธ์คนแรกที่ค้นพบเรื่องสําคัญเกี่ยวกับ พฤติกรรมของมนุษย์ในการทํางาน โดยเห็นว่าปัจจัยทางด้านเศรษฐกิจไม่ได้มีความสําคัญมากกว่าความรู้สึกทาง ด้านจิตใจ เพราะถ้าหากคนที่ทํางานร่วมกันมีความรู้สึกที่ดีต่อกันและทํางานอย่างมีส่วนร่วมจะทําให้งานประสบ ความสําเร็จ
– Warren G. Bennis มีความเห็นว่าองค์การไม่จําเป็นต้องมีโครงสร้างที่เป็นทางการ ดังเช่นที่ Max Weber กล่าวไว้ Bennis กลับมีความเห็นว่าองค์การในยุคมนุษยสัมพันธ์ควรเป็นองค์การที่มีลักษณะ ความคล่องตัว
3 สํานักระบบเปิด
ลักษณะของสํานักระบบเปิด ได้แก่
1 เน้นคนและคํานึงถึงสิ่งแวดล้อมขององค์การ
2 เน้นให้องค์การต้องปรับตัวให้ทันกับสิ่งแวดล้อม และรู้จักการบริหารงานให้เป็นระบบในลักษณะบูรณาการ
3 ให้ความสําคัญกับข้อมูลป้อนกลับ ฐานคติของสํานักระบบเปิด ได้แก่
1 องค์การและสิ่งแวดล้อมภายนอกมีปฏิสัมพันธ์กัน
2 สิ่งแวดล้อมมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
3 คนมีค่านิยมและผลประโยชน์ที่แตกต่างกัน คุณสมบัติขององค์การตามแนวคิดของสํานักระบบเปิด ได้แก่
1 เป็นระบบที่มีลําดับชั้น
2 มีความสามารถในการดํารงรักษาตนเอง โดยอาศัยกระบวนการแลกเปลี่ยนทรัพยากรกับสิ่งแวดล้อม
3 ระบบประกอบด้วยปัจจัยนําเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลผลิต (Output)
4 ไม่มีขอบเขตชัดเจน
5 เป็นระบบที่ทํางานเองโดยอัตโนมัติ
การประยุกต์ใช้
แนวคิดสํานักระบบเปิดเหมาะที่จะนําไปประยุกต์ใช้กับองค์การสมัยใหม่ น องค์การแบบ เครือข่าย (Network Organization) และองค์การเสมือนจริง (Virtual Organization) เป็นต้น
นักทฤษฎีองค์การของสํานักระบบเปิด เช่น
– Chester I. Barnard เสนอแนวคิดที่ทําให้เห็นว่าองค์การจะระสบความสําเร็จยอม ขึ้นอยู่กับการจัดสร้างระบบความร่วมมือ ผู้บริหารต้องให้ความสําคัญกับงานและคนในองค์การ ซึ่ง Barnard เสนอ หนังสือชื่อ “The Function of The Executive” และได้นําเสนอความคิดว่าผู้บริหารจะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาท ในการให้ความสะดวกในการติดต่อสื่อสารภายในองค์การและภายนอกองค์การ
– Herbert A. Simon ได้สร้างศาสตร์สาขาใหม่ คือ “วิทยาการจัดการ” โดยการนําเอา ความรู้ทางคณิตศาสตร์ สถิติ วิศวกรรม อุตสาหกรรม การบัญชี คอมพิวเตอร์ และการจัดการมาผสมผสานและ ประยุกต์ใช้เพื่อเพิ่มผลผลิต และเสนอแนวคิดว่าบทบาทที่สําคัญของผู้บริหาร คือ การตัดสินใจ โดยเขียนหนังสือ ชื่อ “Administrative Behavior”
ข้อ 3 ปัจจัยซึ่งกําหนดพฤติกรรมกลุ่มมีอะไรบ้าง จงอธิบายพร้อมยกตัวอย่างแนวคิดการศึกษาพฤติกรรมของมนุษย์ในสภาวะต่าง ๆ มา 2 แนวคิด
แนวคําตอบ
ปัจจัยกําหนดพฤติกรรมกลุ่ม มี 4 ประการ ได้แก่
1 โครงสร้างของกลุ่ม เป็นเรื่องของบทบาท ปทัสถาน และสถานภาพของคนในกลุ่ม โดยบทบาทแต่ละบทบาทจะเป็นสิ่งกําหนดว่าคนที่สวมบทบาทนั้นจะมีพฤติกรรมอย่างไร ส่วนการสร้างปทัสถาน ของกลุ่ม หมายถึง แนวทางปฏิบัติอันเป็นที่ยอมรับของสมาชิกในกลุ่ม และองค์การจะใช้เป็นเครื่องมือในการ ควบคุมคน ซึ่งการสร้างปทัสถานของกลุ่มสามารถกระทําได้หลายวิธี เช่น ผู้นํากลุ่มเป็นผู้กําหนดการเรียนรู้จาก ประสบการณ์ในอดีต เป็นต้น
2 ลักษณะเฉพาะของกลุ่ม เป็นปัจจัยที่ช่วยให้เราสามารถทําความเข้าใจพฤติกรรมกลุ่มได้ เช่น บุคลิกส่วนตัวของสมาชิกกลุ่มแต่ละคนเมื่อมารวมตัวกัน ลักษณะที่สําคัญอีกประการหนึ่งคือ การกําหนดรูปแบบ การแสดงออกทางอารมณ์ของสมาชิกองค์การให้สอดคล้องกับปทัสถานของกลุ่ม เช่น สมาชิกขององค์การที่มีหน้าที่ ให้บริการแก่ประชาชน ควรพูดจาให้สุภาพ หน้าตายิ้มแย้ม ให้การบริการที่เท่าเทียมแก่ประชาชน
3 การสื่อสารภายในกลุ่ม ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มคนในองค์การจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ กลุ่มคนในองค์การมีระบบการสื่อสารที่ดี ในขณะเดียวกันความขัดแย้งระหว่างกลุ่มคนในองค์การส่วนมากก็มักจะ เกิดจากระบบการสื่อสารที่ไม่ดีเช่นกัน
4 ภาวะผู้นํา หมายถึง ความสามารถของผู้นําในการมีอิทธิพลต่อบุคคลอื่นในกลุ่มให้มุ่ง ทํางานเพื่อบรรลุเป้าหมาย
แนวคิดการศึกษาพฤติกรรมของมนุษย์ในสภาวะต่าง ๆ
การศึกษาพฤติกรรมของมนุษย์ในสภาวะต่าง ๆ คือ การศึกษาเกี่ยวกับภาวะผู้นํา, อํานาจ อํานาจหน้าที่ และอิทธิพล, ความขัดแย้งในองค์การ, พฤติกรรมความเครียด และการพัฒนาองค์การ ซึ่งในที่นี้ จะขอนําเสนอแนวคิดการศึกษาพฤติกรรม 2 แนวคิด คือ ความขัดแย้งในองค์การ และพฤติกรรมความเครียด
– ความขัดแย้ง (Conflicts) หมายถึง การที่บุคคล 2 ฝ่ายขึ้นไปมีข้อมูล ค่านิยม ความเชื่อ ความคิดเห็น และความรู้สึกที่แตกต่างกันในด้านต่าง ๆ ดังนี้
– ด้านจิตวิทยา คือ การตกลงกันไม่ได้ ต่างฝ่ายต่างคิดในจิตของตน – ด้านเศรษฐศาสตร์ คือ การแย่งชิงผลประโยชน์ – ด้านรัฐศาสตร์ คือ การแย่งชิงอํานาจ – ด้านสังคมวิทยา คือ ความขัดแย้งระหว่างกลุ่มต่าง ๆ – ด้านมานุษยวิทยา คือ ความเป็นมาที่แตกต่างกันของมนุษย์ – ด้านการจัดการ คือ ถ้ามองภาพดีจะเห็นว่าความขัดแย้งเป็นเรื่องของการสร้างสรรค์
แต่ถ้ามองในแง่ไม่ดีจะเห็นว่าความขัดแย้งเป็นเรื่องของการทําลาย สาเหตุของความขัดแย้ง ได้แก่
1 ความแตกต่างกันด้านวัตถุประสงค์
2 การแข่งขันกันใช้ทรัพยากรที่มีจํากัด
3 การมีบทบาทที่แตกต่างกัน
5 การเปลี่ยนแปลงในองค์การที่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง ผลของความขัดแย้ง
ผลดี คือ ทําให้มีแนวความคิดที่จะรับมือกับปัญหา และปัญหาต่าง ๆ ได้รับการแก้ไข ความ ขัดแย้งภายนอกช่วยกระตุ้นให้เกิดความสามัคคี
ในองค์การ
วิธีการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง ได้แก่
1 ประนีประนอม
2 จัดหาทรัพยากรเพิ่มขึ้นให้เพียงพอกับความต้องการ
3 ใช้กฎหมายหรือกฎระเบียบบังคับ
4 หลีกเลี่ยงไม่พูดถึงเรื่องความขัดแย้ง
พฤติกรรมความเครียด (Stress Behaviorat) หมายถึง สภาวะทางจิตใจที่ต้องเผชิญกับปัญหา ต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเกิดจากตัวเราหรือสภาพแวดล้อม โดยอาจเป็นสิ่งดีที่คาดว่าจะเกิดแต่ไม่เกิด หรือเป็นสิ่งไม่ดีที่ คาดว่าจะไม่เกิดแต่กลับเกิด เช่น มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นในร่างกาย เป็นต้น
สาเหตุของความเครียดส่วนที่เกี่ยวกับองค์การ ได้แก่
1 นโยบายองค์การ เช่น พิจารณาผลงานไม่ยุติธรรม ได้รับการโยกย้ายอย่างไม่เป็นธรรม
กฎเกณฑ์ไม่มีความยืดหยุ่น
2 โครงสร้างขององค์การ เช่น ขาดการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ มีโอกาสก้าวหน้าน้อยเน้นความเชี่ยวชาญมากเกินไป
3 สภาวะด้านกายภาพ เช่น ขาดความเป็นส่วนตัว อากาศไม่ดี
4 กระบวนการทํางาน เช่น กระบวนการติดต่อสื่อสารไม่เหมาะสม ข้อมูลย้อนกลับมีน้อยเป้าหมายขององค์การไม่ชัดเจน ระบบการควบคุมไม่ดี
5 สาเหตุอื่น ๆ เช่น ผู้ใต้บังคับบัญชาขาดประสิทธิภาพ งานที่ทําเสี่ยงอันตราย เกิดความขัดแย้งระหว่างเพื่อนร่วมงาน
วิธีการบริหารความเครียด มี 2 วิธี คือ
1 เกี่ยวกับงาน เช่น กําหนดบทบาทในการทํางานของตนเองให้ชัดเจน รู้จักการแบ่งเวลาบริหารเวลาให้เหมาะสม มอบหมายงานให้คนอื่นทําบ้าง
2 เกี่ยวกับอารมณ์ เช่น คบกับคนที่ไม่เครียด หาวิธีคลายเครียด
ข้อ 4 จงอธิบายคําต่อไปนี้มาพอให้เข้าใจ
ก Organization
แนวคําตอบ
– Organization หรือองค์การ หมายถึง การรวมตัวกันของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มีวัตถุประสงค์ หรือจุดมุ่งหมายร่วมกันอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยผ่านกระบวนการจัดโครงสร้างและกําหนดกิจกรรม เพื่อก่อให้เกิด – การแบ่งงานกันทํา และส่งผลให้บรรลุยังจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ซึ่งองค์การแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1 องค์การที่เป็นทางการหรือองค์การแบบรูปนัย (Formal Organization) คือ องค์การ ที่มีการกําหนดโครงสร้างและรูปแบบไว้ชัดเจนตายตัว กล่าวคือ มีการกําหนดวัตถุประสงค์ อํานาจหน้าที่และ ความรับผิดชอบ สายการบังคับบัญชา การแบ่งงานกันทํา ขนาดการควบคุม เอกภาพในการบังคับบัญชา ตลอดจน มาตรการและวิธีการปฏิบัติงานที่ชัดเจนตายตัว ดังตัวอย่างขององค์การและหน่วยงานโดยทั่ว ๆ ไปทั้งภาครัฐและ ภาคเอกชน เช่น มหาวิทยาลัย ธนาคาร เป็นต้น –
2 องค์การที่ไม่เป็นทางการหรือองค์การแบบอรูปนัย (Informal Organization) คือ องค์การ ที่ไม่มีการกําหนดโครงสร้างและรูปแบบใด ๆ ไว้ตายตัวทั้งสิ้น สมาชิกมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ มีการสื่อสาร ข้อความอย่างรวดเร็ว ยึดความสําคัญของอํานาจบารมีมากกว่าอํานาจหน้าที่ ซึ่งองค์การลักษณะนี้มักเกิดขึ้นจาก ความต้องการของสมาชิกที่ไม่ได้รับการตอบสนองจากองค์การที่เป็นทางการ และมักแอบแฝงอยู่ในองค์การที่ เป็นทางการเสมอ เช่น กลุ่ม NGO, กลุ่มผู้ชุมนุมประท้วงต่าง ๆ เป็นต้น
ข Bureaucracy
แนวคําตอบ
คําว่า Bureaucracy หรือระบบราชการ ได้มีนักวิชาการให้ความหมายไว้หลากหลาย ซึ่งหาก พิจารณาตามช่วงเวลา เราสามารถแบ่งความหมายของระบบราชการได้เป็น 2 ช่วง คือ ในอดีตระบบราชการถูกมองว่า เป็นองค์การที่มีขนาดใหญ่ มีลักษณะของการบริหารจัดการที่มีความสลับซับซ้อนบนพื้นฐานของหลักเหตุผล ความสัมพันธ์ของคนในองค์การอยู่ภายใต้บรรทัดฐานของความเป็นทางการ โดยมิได้มุ่งประเด็นของภารกิจของ ความเป็นรัฐหรือเอกชน ดังจะเห็นได้จากคํานิยามของ Max Weber บิดาของระบบราชการ ซึ่งมองว่าระบบราชการ เป็นองค์การที่มีการดําเนินงานที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของกฎระเบียบที่ชัดเจนตายตัว และความสัมพันธ์ที่คํานึงถึง สายการบังคับบัญชา ซึ่งแตกต่างจากมุมมองในยุคใหม่ที่มองระบบราชการว่าเป็นองค์การที่บริหารงานเพื่อเสริมสร้าง ประโยชน์แก่สาธารณะเป็นสําคัญ ซึ่งพยายามแสดงถึงเจตนารมณ์ของผู้บริหารองค์การระบบราชการที่สะท้อน การตอบสนองความต้องการของสาธารณะ และโดยมากมุ่งเป้าประสงค์ไปที่การผลิตสินค้าและบริการสาธารณะ
ดังนั้นคุณลักษณะของข้าราชการในหน่วยงานราชการจึงมีความแตกต่างกันเมื่อเปรียบเทียบ ระหว่างอดีตกับปัจจุบัน กล่าวคือ ข้าราชการในอดีตจะต้องมีคุณลักษณะของการมุ่งเน้นการปฏิบัติงานบนพื้นฐาน ของความเป็นทางการ และคํานึงถึงกฎระเบียบที่เคร่งครัดตายตัว ส่วนข้าราชการในปัจจุบันมิใช่จะยึดติดแต่ กฎระเบียบเท่านั้น หากต้องมีความชํานาญเชี่ยวชาญและสามารถให้บริการสาธารณะได้เป็นอย่างดี จึงจะสามารถ ตอบสนองต่อภารกิจของระบบราชการตามความหมายในยุคใหม่
ค POSDCORB
แนวคําตอบ
Gulick และ Urwick ได้รวบรวมแนวคิดทางด้านการบริหารต่าง ๆ ไว้ในหนังสือชื่อ “Paper on the Science of Administration : Note on the Theory of Organization” โดยเสนอแนวความคิด กระบวนการบริหารที่เรียกว่า “POSDCORB” ซึ่งเป็นหน้าที่สําคัญของนักบริหาร 7 ประการ ได้แก่
1 P = Planning คือ การวางแผน เป็นการวางเค้าโครงกิจกรรมซึ่งเป็นการเตรียมการ ก่อนการลงมือปฏิบัติเพื่อให้การดําเนินการบรรลุเป้าหมายที่กําหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
2 O = Organizing คือ การจัดองค์การ เป็นการกําหนดโครงสร้างขององค์การโดยพิจารณา ให้เหมาะสมกับงาน เช่น การแบ่งงานเป็นกรม กอง หรือแผนก โดยอาศัยปริมาณงาน คุณภาพของงานหรือจัด ตามลักษณะเฉพาะของงาน นอกจากนี้อาจพิจารณาในแง่ของการควบคุม หรือพิจารณาในแง่ของหน่วยงาน เช่น หน่วยงานหลัก และหน่วยงานที่ปรึกษา เป็นต้น
3 S = Staffing คือ การจัดหาบุคลากรมาปฏิบัติงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ในองค์การนั่นเอง ทั้งนี้เพื่อให้ได้บุคลากรมาปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับ การจัดแบ่งหน่วยงานที่กําหนดเอาไว้
4 D = Directing คือ การอํานวยการ เป็นภารกิจในการใช้ศิลปะในการบริหารงาน เช่น ภาวะผู้นํา มนุษยสัมพันธ์ การจูงใจ และการตัดสินใจ เป็นต้น
5 (O = Coordinating คือ การประสานงาน เป็นการประสานให้ส่วนต่าง ๆ ของ กระบวนการทํางานมีความต่อเนื่องกัน เพื่อให้การดําเนินงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและราบรื่น
6 R = Reporting คือ การรายงาน เป็นกระบวนการและเทคนิคของการรายงานให้ ผู้บังคับบัญชาตามลําดับชั้นได้ทราบถึงผลการปฏิบัติงาน โดยมีความสัมพันธ์กับการติดต่อสื่อสารในองค์การอยู่ด้วย
7 B = Budgeting คือ การงบประมาณ เป็นภารกิจที่เกี่ยวกับการวางแผนการทําบัญชี การควบคุมเกี่ยวกับการเงินและการคลัง
ง Authority
แนวคําตอบ
Authority หรืออํานาจหน้าที่ หมายถึง อํานาจที่ได้รับจากการมอบหมาย ซึ่งเป็นอํานาจที่ จะต้องปฏิบัติตามและถือว่าเป็นสิ่งที่มีความชอบธรรม
Max Weber เห็นว่า การได้มาซึ่งอํานาจหน้าที่มี 3 ประการ คือ
1 อํานาจจากประเพณีนิยม (Traditional Authority)
2 อํานาจจากบุคลิกภาพหรือบารมี (Charismatic Authority)
3 อํานาจตามหน้าที่ที่กฎหมายระบุไว้ (Legalistic Authority)
หลักเกณฑ์การมอบอํานาจหน้าที่ ได้แก่
1 มอบให้กับตําแหน่งไม่ใช่ตัวบุคคล
2 ผู้บริหารระดับสูงต้องปฏิบัติตามนโยบาย และมีการมอบอํานาจให้คนอื่นทําแทน
3 เป็นการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา
4 การมอบหมายควรมอบเป็นลําดับชั้น
5 การมอบหมายควรทําเป็นลายลักษณ์อักษรถ้าเป็นเรื่องสําคัญ
ปัญหาอุปสรรคของการมอบอํานาจหน้าที่ ได้แก่
1 เกิดจากผู้มอบอํานาจหน้าที่ เช่น กลัวการสูญเสียอํานาจ ไม่เห็นความสําคัญ มีความพอใจที่จะรวบอํานาจหน้าที่ไว้ด้วยตนเอง
2 เกิดจากผู้รับมอบอํานาจหน้าที่ เช่น ไม่เต็มใจรับ ไม่เชื่อมั่นในตัวเอง ไม่มีความรู้หรือไม่เข้าใจงานที่ได้รับมอบอํานาจหน้าที่
3 เกิดจากสิ่งแวดล้อม เช่น ระเบียบกําหนดให้เป็นอํานาจเฉพาะตัว ความสามัคคีหรือความขัดแย้งเรื่องผลประโยชน์
แนวคิดเผด็จการ
วิธีแก้ไขปัญหาอุปสรรคในการมอบอํานาจหน้าที่ ได้แก่
1 กําหนดเป้าหมายให้ผู้รับมอบเข้าใจชัดเจน
2 ให้ความรับผิดชอบกับอํานาจได้สัดส่วนกัน
3 ต้องมีศิลปะการจูงใจผู้ใต้บังคับบัญชา
4 กําหนดเครื่องมือในการควบคุมให้ดี
5 จัดให้มีการมอบหมายอย่างเป็นระบบ
จ The Changing Nature of Work
แนวคําตอบ
The Changing Nature of Work คือ การเปลี่ยนแปลงลักษณะงานขององค์การในอนาคต ซึ่งเป็นผลมาจากการจัดโครงสร้างองค์การแบบ Bureaucracy นั้น ไม่มีความเหมาะสมกับองค์การในอนาคต จึงต้องมีการจัดรูปแบบองค์การใหม่หรือเรียกว่า Post Bureaucracy ซึ่งมีประสิทธิภาพดีกว่าเข้ามาทดแทน ดังนั้น ลักษณะงานขององค์การในอนาคตจึงเปลี่ยนจาก Bureaucracy ไปเป็น Post Bureaucracy ดังนี้
Bureaucracy
1 แรงงานไร้ฝีมือ (Unskilled Work)
2 งานที่ทําซ้ําซาก (Meaningless Repetitive Tasks)
3 งานที่ต่างคนต่างทํา (Individual Work)
4 งานที่แบ่งตามขั้นตอน (Functional-Ease Work)
5 งานที่ต้องอาศัยทักษะอย่างเดียว (Single-Skilled)
6 ยึดถืออํานาจของผู้บังคับบัญชา (Power of Bosses)
7 มีความสัมพันธ์จากส่วนบนลงล่าง (Coordination
from Above)
Post Bureaucracy
1 แรงงานที่มีความรู้ความสามารถ (Knowledge Work)
2 งานที่ทันสมัยและท้าทาย (Innovation and Caring)
3 มีการทํางานเป็นทีม (Teamwork)
4 มีการทํางานแบบโครงการ (Project-Base Work)
5 งานที่ต้องอาศัยความรู้หลายอย่าง (Multi-Skilled)
6 ยึดถืออํานาจของลูกค้าเป็นสําคัญ (Power of Customers)
7 ความสัมพันธ์เกิดจากผู้ร่วมงานในระดับเดียวกัน
(Coordination Among Peers)
