การสอบซ่อมภาค 1 ปีการศึกษา 2557
ข้อสอบกระบวนวิชา POL 2310 ทฤษฎีองค์การ
คําสั่ง ข้อสอบเป็นแบบอัตนัยมี 4 ข้อ ให้ทําทุกข้อ ๆ
ข้อ 1 จงอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับการจัดการมาโดยละเอียด
แนวคําตอบ
องค์การ หมายถึง การที่คนมารวมตัวกันเพื่อเข้าทํางานโดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันและต้องการที่ จะทํางานให้บรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งระบบย่อยขององค์การ ประกอบด้วย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ คน โครงสร้าง เทคนิค และความรู้ข้อมูลข่าวสาร
การจัดการ หมายถึง การดําเนินงานของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปเพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ ที่ได้ตั้งเอาไว้ร่วมกัน โดยคํานึงถึงการจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพเข้าช่วย ซึ่งกระบวนการจัดการ ประกอบด้วย การวางแผน การประสานงาน การจัดองค์การ การตัดสินใจ และการควบคุมงาน
ความสัมพันธ์ขององค์การและการจัดการ มีดังนี้
1 ความสัมพันธ์ระหว่างเป้าหมาย/วัตถุประสงค์กับการวางแผน หมายถึง เมื่อกําหนด เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์การแล้ว ก็ต้องหาหนทางเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยนักบริหารจะต้อง นําความรู้ในวิชาการวางแผนมาใช้ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน 4 ขั้นตอน คือ
1) การกําหนดเป้าหมาย
2) การอธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน
3) การหาเครื่องมือที่จะมาช่วย พร้อมทั้งตระหนักถึงปัญหาและอุปสรรคในการ บรรลุเป้าหมาย
4) การพัฒนาทางเลือกที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
2 ความสัมพันธ์ระหว่างคนกับการประสานงาน หมายถึง นักบริหารต้องมีภาวะผู้นํา และมีความรู้เกี่ยวกับภาวะผู้นํา เพื่อจูงใจให้กลุ่มคนมาบริหารองค์การให้บรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ผู้บริหารต้อง มีความสามารถในการสื่อข้อความ เพราะการสือข้อความจะช่วยให้เข้าใจงานและสามารถทํางานได้ง่ายขึ้น รวมทั้ง ช่วยให้เกิดประสิทธิผลที่ดี
3 ความสัมพันธ์ระหว่างโครงสร้างกับการจัดองค์การ หมายถึง การจัดองค์การเพื่อให้ องค์การมีโครงสร้างที่เหมาะสม ซึ่งพิจารณาจากเกณฑ์ดังต่อไปนี้
1) ปัญหารอบด้านขององค์การ
2) กระบวนการปฏิบัติงานที่มีความรวดเร็ว
3) การจัดสรรคนให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ
4) การติดต่อและการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลภายในองค์การที่สอดคล้องกับโครงสร้างองค์การ
5) การจัดโครงสร้างองค์การที่เอื้ออํานวยต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ มีความยืดหยุ่น และจูงใจให้คนมีความเอาใจใส่ต่อการทํางาน
6) การปกครองบังคับบัญชาทุกระดับมีความสอดคล้องกัน
7) การให้อํานาจหน้าที่กับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมในการจัดโครงสร้างองค์การ
8) การจัดโครงสร้างให้สอดคล้องกับนโยบาย
9) การแบ่งส่วนงานที่มีความเหมาะสม
4 ความสัมพันธ์ระหว่างเทคนิคกับการตัดสินใจ หมายถึง เทคนิคการบริหารจะเป็น ประโยชน์ที่ทําให้องค์การปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมาย ซึ่งเทคนิคทางการบริหารมี 2 รูปแบบ คือ การตัดสินใจที่ใช้อยู่ เป็นประจํา (Programmed Decision-Making) และการตัดสินใจที่ไม่เกิดบ่อยนัก (Nonprogrammed Decision Making) ดังนั้นนักบริหารจะต้องรู้จักหลักการตัดสินใจในโอกาสต่าง ๆ เช่น
1) การตัดสินใจภายใต้ภาวะที่แน่นอน (Certainty) คือ การตัดสินใจที่ทราบผลในแต่ละทางเลือก
2) การตัดสินใจในภาวะที่มีความเสี่ยง (Risk) คือ การตัดสินใจที่ทราบความเป็นไปของผลในแต่ละทางเลือก
3) การตัดสินใจในภาวะที่ไม่แน่นอน (Uncertainty) คือ การตัดสินใจที่ไม่ทราบ
ความเป็นไปของผลที่เกิดขึ้น
5 ความสัมพันธ์ระหว่างความรู้ข้อมูลข่าวสารกับการควบคุมงาน หมายถึง นักบริหาร จะต้องอาศัยข้อมูลข่าวสารในการกําหนดนโยบายและการนํานโยบายไปสู่การปฏิบัติ รวมทั้งในการควบคุมงาน ทุกประเภทเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยนักบริหารจะต้องใช้ระบบการควบคุมเพื่อตรวจสอบว่าการบริหารงานในองค์การ เป็นไปตามที่กําหนดไว้ในแผนหรือไม่ ซึ่งการควบคุมงานจะทําให้องค์การสามารถปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างราบรื่น
ข้อ 2 จากการศึกษาวิชาทฤษฎีองค์การให้นักศึกษาเลือกนําเสนอนักคิด 3 ท่านพร้อมอธิบายผลงานมาโดยละเอียด
แนวคําตอบ
1 Max Weber
Weber นักทฤษฎีองค์การชาวเยอรมัน ได้รับการยกย่องว่าเป็น “บิดาของระบบราชการ” เขาเสนอว่า การจัดองค์การแบบระบบราชการ (Bureaucracy) เป็นวิธีการจัดองค์การที่มีประสิทธิภาพเหนือกว่า วิธีอื่นใด ซึ่งลักษณะขององค์การแบบระบบราชการมีดังนี้
1 มีการควบคุมกันโดยการแบ่งสําดับชั้นของการบังคับบัญชา (Hierarchy)
2 การปฏิบัติงานทุกขั้นตอนเป็นไปตามกฎระเบียบ (Rule and Regulation)
3 มีการจัดคนที่มีความรู้ความชํานาญเข้าด้วยกัน (Specialization)
4 มีการบริหารงานโดยไม่อาศัยเรื่องส่วนตัว (Impersonality)
5 เน้นการยึดถือความสามารถทางวิชาการ (Technical Competence)
6 เน้นความสําคัญของการพัฒนาบุคคล (Training and Development) 7 แยกผลประโยชน์ส่วนตัวออกจากองค์การ (Individual Interest, Official)
จุดเด่นของแนวคิดของ Weber ได้แก่
1 เป็นการควบคุมโดยอาศัยการจัดโครงสร้างการบังคับบัญชาลดหลั่นกันลงมา
2 ไม่สนใจตัวบุคคล
3 เน้นที่ตัวบทกฎหมายและความมีเหตุผลเพื่อการบรรลุเป้าหมายขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ
4 เน้นความสําคัญของโครงสร้าง ไม่สนใจสิ่งแวดล้อม สนใจแต่การบริหารภายในองค์การ ข้อดีจากแนวคิดของ Weber ได้แก่
1 องค์การมีประสิทธิภาพในการทํางาน (Efficiency)
2 มีความเสมอภาค (Equity)
ข้อเสียจากแนวคิดของ Weber ได้แก่
1 เกิดความแปลกแยกต่อองค์การงาน และกฎระเบียบ. (Alienation)
2 เกิดความเฉื่อยชา ไม่มีประสิทธิภาพ
3 เกิดความล่าช้า (Red Tape)
4 เกิดความไม่คล่องตัว (Rigidity)
5 เน้นความสําคัญของกฎ ระเบียบ และข้อบังคับมากเกินไป จนมองข้ามความสําคัญในด้านอื่น
6 แบ่งแยกงานกันตามความถนัดมากจนเกินไป
7 ขาดการประสานงาน (Lack of Coordination)
8 มีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Resistance to Change)
นอกจากนี้ Weber ยังได้เสนอทฤษฎีเกี่ยวกับการครอบงํา (Domination) โดยเห็นว่า ผู้นํา หรือนักบริหารจะบริหารงานให้มีประสิทธิภาพได้ขึ้นอยู่กับการที่ผู้ใต้บังคับบัญชายินยอมที่จะปฏิบัติตาม และ ต้องมีระบบการบริหารมาดําเนินการให้คําสั่งมีผลใช้บังคับได้ ซึ่งลักษณะของการครอบงํา มี 3 รูปแบบ คือ
1 การครอบงําโดยอาศัยจารีตประเพณี (Traditional Domination)
2 การครอบงําโดยใช้บารมี (Charismatic Domination)
3 การครอบงําโดยวิธีกฎหมายและการมีเหตุผล (Legal Domination)
2 Luther Gulick และ Lyndall Urwick
Gulick และ Urwick ได้รวบรวมแนวคิดทางด้านการบริหารต่าง ๆ ไว้ในหนังสือชื่อ “Paper on the Science of Administration : Note on the Theory of Organization” โดยเสนอแนวความคิด กระบวนการบริหารที่เรียกว่า “POSDCORB” ซึ่งเป็นหน้าที่สําคัญของนักบริหาร 7 ประการ ได้แก่
1 P = Planning คือ การวางแผน เป็นการวางเค้าโครงกิจกรรมซึ่งเป็นการเตรียมการ ก่อนการลงมือปฏิบัติเพื่อให้การดําเนินการบรรลุเป้าหมายที่กําหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
2 O = Organizing คือ การจัดองค์การ เป็นการกําหนดโครงสร้างขององค์การโดย พิจารณาให้เหมาะสมกับงาน เช่น การแบ่งงานเป็นกรม กอง หรือแผนก โดยอาศัยปริมาณงาน คุณภาพของงาน หรือจัดตามลักษณะเฉพาะของงาน นอกจากนี้อาจพิจารณาในแง่ของการควบคุม หรือพิจารณาในแง่ของ หน่วยงาน เช่น หน่วยงานหลัก และหน่วยงานที่ปรึกษา เป็นต้น
3 S = Staffing คือ การจัดหาบุคลากรมาปฏิบัติงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ในองค์การนั้นเอง ทั้งนี้เพื่อให้ได้บุคลากรมาปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับ การจัดแบ่งหน่วยงานที่กําหนดเอาไว้
4 D = Directing คือ การอํานวยการ เป็นภารกิจในการใช้ศิลปะในการบริหารงาน เช่น ภาวะผู้นํา มนุษยสัมพันธ์ การจูงใจ และการตัดสินใจ เป็นต้น
5 CO – Coordinating คือ การประสานงาน เป็นการประสานให้ส่วนต่าง ๆ ของ กระบวนการทํางานมีความต่อเนื่องกัน เพื่อให้การดําเนินงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและราบรื่น
6 R = Reporting คือ การรายงาน เป็นกระบวนการและเทคนิคของการรายงานให้ ” ผู้บังคับบัญชาตามลําดับชั้นได้ทราบถึงผลการปฏิบัติงาน โดยมีความสัมพันธ์กับการติดต่อสื่อสารในองค์การอยู่ด้วย
7 B = Budgeting คือ การงบประมาณ เป็นภารกิจที่เกี่ยวกับการวางแผนการทําบัญชี การควบคุมเกี่ยวกับการเงินและการคลัง
สาระสําคัญของแนวคิด POSDCORB คือ “ประสิทธิภาพ” ซึ่ง Gulick และ Urwick เห็นว่า ประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่สําคัญที่สุดของการบริหาร และเพื่อให้การบริหารงานในทุกหน่วยงานมีประสิทธิภาพ จะต้องมีการแบ่งงานตามความเหมาะสมและความจําเป็นหรือความถนัดของคนงาน โดยแบ่งหน่วยงานออก ตามกระบวนการ วัตถุประสงค์ ลูกค้า และพื้นที่ ซึ่งทุกหน่วยงานจะต้องจัดรูปแบบองค์การเป็นรูปสามเรเลียม พีระมิด และมีสายการบังคับบัญชาที่ลดหลั่นกันลงมา
- Douglas Murray McGregor McGregor
McGregor เสนอทฤษฎี x และทฤษฎี y ไว้ในหนังสือชื่อ “The Human Side of Enterprise” โดยมีฐานคติในการมองคนในองค์การ 2 แบบ คือ
1 ทฤษฎี X ถือว่า
– คนทั่วไปเกียจคร้าน ชอบเสี่ยงงาน – ขาดความกระตือรือร้น ไม่มีความรับผิดชอบ
– เห็นแก่ตัวเพิกเฉยต่อความต้องการขององค์การ
2 ทฤษฎี Y ถือว่า
– คนชอบทํางาน ไม่ได้เกียจคร้าน
– การควบคุมภายนอกไม่ใช่วิถีทางที่จะได้มาซึ่งงาน คนสามารถที่จะหาแนวทางและควบคุมตนเองได้
– ความพึงพอใจที่ได้ปฏิบัติงานตามศักยภาพเป็นรางวัลที่มีความสําคัญที่จะทําให้คนมีความรู้สึกผูกพันกับองค์การ
– คนโดยทั่วไปจะเรียนรู้เพื่อแสวงหาความรับผิดชอบต่อไป
– คนส่วนใหญ่อาศัยภาวะสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหาในองค์การ
ทฤษฎี Y คือ “ภาพพจน์ของคน” ในแนวมนุษยสัมพันธ์ ซึ่งเชื่อว่าโดยธรรมชาติมนุษย์เป็นคนดี ดังนั้นคนจึงควรควบคุมตนเองได้ การควบคุมตนเองหมายถึงการปรับปรุงองค์การในเรื่องต่าง ๆ เช่น การกระจายอํานาจ การมอบอํานาจหน้าที่ การขยายงาน การมีส่วนร่วม และการบริหารงานโดยยึดเป้าหมาย จึงเห็นได้ว่าข้อเสนอ การปรับปรุงของ McGregor เป็นการย้ําให้เห็นความสําคัญของคน และช่วยให้คนหลุดพ้นจากการควบคุมของ องค์การ ซึ่งเป็นค่านิยมหลักของมนุษย์ที่เห็นว่าคนมาก่อนองค์การ
การมองคนในองค์การตามทฤษฎี X และทฤษฎี Y ของ McGregor ช่วยให้เราแยกแยะคนได้ ทําให้เรารู้ว่าใครเป็นเพื่อนที่ดีหรือนายที่ดี ซึ่งการมองแบบนี้เรียกว่า “Polarization” แต่ในสภาพความเป็นจริง เราไม่สามารถบอกได้ว่าคนไหนเป็นประเภท X หรือประเภท Y แต่อาจจะบอกได้ว่าค่อนข้างไปทาง X หรือ Y มากกว่า ดังนั้นการมองคนเป็น Polarization จึงเป็นจุดอ่อนอย่างหนึ่ง แต่อย่างไรก็ตามก็ถือว่าทฤษฎีนี้เป็นทฤษฎีแรกที่ช่วย ทําให้สามารถจําแนกประเภทของคนได้
ข้อ 3 จงอธิบายถึงความแตกต่างระหว่างองค์การเป็นทางการกับองค์การไม่เป็นทางการมาโดยละเอียด
แนวคําตอบ
องค์การ หมายถึง การรวมตัวกันของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มีจุดมุ่งหมายร่วมกันอย่างใด อย่างหนึ่ง โดยผ่านกระบวนการจัดโครงสร้างและกําหนดกิจกรรม เพื่อก่อให้เกิดการแบ่งงานกันทํา และส่งผลให้ บรรลุยังจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ซึ่งองค์การแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ องค์การเป็นทางการ (Formal Organization) และองค์การไม่เป็นทางการ (Informal organization)
ความแตกต่างระหว่างองค์การเป็นทางการและองค์การไม่เป็นทางการ
องค์การเป็นทางการ เป็นการรวมตัวเพื่อร่วมมือกันทํางานให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน โดยในการ ทํางานนั้นจะมีการกําหนดโครงสร้างและรูปแบบไว้ชัดเจนตายตัว คือ มีการกําหนดอํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ สายการบังคับบัญชา การแบ่งงานกันทํา ขนาดการควบคุม เอกภาพในการบังคับบัญชา ตลอดจนมาตรการและ วิธีการปฏิบัติงานที่ชัดเจนตายตัว ดังตัวอย่างขององค์การและหน่วยงานโดยทั่ว ๆ ไปทั้งภาครัฐและเอกชน เช่น มหาวิทยาลัย ธนาคาร เป็นต้น
ส่วนองค์การไม่เป็นทางการ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า องค์การแฝง เป็นการรวมตัวกันโดยอาศัย ระบบความสัมพันธ์ที่เป็นส่วนตัว ความรู้จักคุ้นเคย มีการดําเนินกิจกรรมร่วมกัน เพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันอย่างใด อย่างหนึ่ง โดยจะไม่มีการกําหนดโครงสร้างและรูปแบบใด ๆ ไว้ตายตัวทั้งสิ้น ซึ่งองค์การลักษณะนี้มักเกิดขึ้นจาก ความต้องการของสมาชิกที่ไม่ได้รับการตอบสนองจากองค์การที่เป็นทางการ และมักแอบแฝงอยู่ในองค์การที่เป็น ทางการเสมอ เช่น กลุ่ม NGO, กลุ่มผู้ชุมนุมประท้วงต่าง ๆ เป็นต้น
ข้อ 4 จงอธิบายถึงองค์ประกอบของโครงสร้างขององค์การมาโดยละเอียด
แนวคําตอบ
องค์ประกอบของโครงสร้างองค์การ มี 4 องค์ประกอบ คือ
1 การแบ่งส่วนงาน (Division of Labor) คือ การจัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ เป็นการแบ่งแยกงานและการรวมกลุ่มงาน หรือเป็นการจําแนกประเภทของงานตามความชํานาญพิเศษหรือตามความ ถนัดในงานนั้น ๆ และปริมาณของกิจกรรมในองค์การ ซึ่งการแบ่งส่วนงานมากเกินไปอาจก่อให้เกิดความสิ้นเปลือง และความเบื่อหน่ายของพนักงาน เนื่องจากงานจะมีลักษณะซ้ําซากจําเจ ลักษณะของการแบ่งส่วนงานมีดังนี้
1) การแบ่งงานตามวิชาชีพ (Personal Specialties) เป็นการแบ่งงานตามความถนัด เฉพาะทาง เช่น งานด้านบัญชี วิศวกร และวิทยาศาสตร์
2) การแบ่งงานตามกิจกรรมภายในองค์การ (Horizontal Specialization) เป็นการ แบ่งงานโดยพิจารณาจากกิจกรรมภายในองค์การ ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ
(1) การแบ่งตามหน้าที่ เช่น การแบ่งเป็นฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย และฝ่ายจัดส่ง
(2) การแบ่งตามผลผลิตหรือผลิตภัณฑ์ขององค์การ เช่น หน่วยงานดูแลการผลิต
– ผงซักฟอก หน่วยงานดูแลการผลิตยาสีฟัน
(3) การแบ่งตามพื้นที่ เช่น การแบ่งของธนาคาร
2 การจัดส่วนงาน (Hierarchy) คือ การจัดชั้นสายการบังคับบัญชา หรือการจัดโครงสร้าง องค์การในแนวดิ่ง เป็นการแบ่งหน่วยงานออกเป็นระดับโดยพิจารณาจากความสําคัญของงานว่าควรจะเป็นงาน ในระดับใด ซึ่งแต่ละระดับจะมีบทบาทและความสําคัญลดหลั่นกันลงมา การจัดสายการบังคับบัญชาที่ที่ไม่ควรเกิน 5 ลําดับชั้น เพราะถ้ามีชั้นการบังคับบัญชามากจะเกิดปัญหาการสื่อสารหรือการบิดเบือนข้อมูล
3 ขอบเขตของการบังคับบัญชา (Span of Control) หรือขนาดของการควบคุม คือ จํานวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่ผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง ๆ รับผิดชอบโดยตรง ซึ่งตามทฤษฎีแล้วผู้บังคับบัญชา 1 คน ควรมี ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่เกิน 15 คน จึงจะทําให้การตัดสินใจและการสั่งการมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ขนาดของการควบคุม จะกว้างหรือแคบขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน ความยากง่ายของงาน และความจําเป็นในสถานการณ์ต่าง ๆ
4 การมอบอํานาจในการตัดสินใจหรือการปฏิบัติงาน (Delegation of Authority) เป็นการพิจารณานโยบายขององค์การว่าม งเน้นการกระจายอํานาจหรือการรวมอํานาจ ซึ่งสามารถพิจารณาได้จากจํานวนผู้ตัดสินใจในการบริหารงานในองค์การ หากองค์การมีจํานวนผู้ตัดสินใจมากแสดงว่าองค์การเน้นการ กระจายอํานาจ แต่ถ้าองค์การมีจํานวนผู้ตัดสินใจเพียงคนเดียวแสดงว่าองค์การเน้นการรวมอํานาจ ทั้งนี้จุดสําคัญ ของการมอบอํานาจและการกระจายอํานาจก็คือ ผู้บังคับบัญชาสามารถกระทําได้เฉพาะการมอบอํานาจในงาน หรือการกระจายอํานาจในการปฏิบัติงานเท่านั้น จะกระจายความรับผิดชอบไม่ได้
