การสอบไล่ภาคฤดูร้อน ปีการศึกษา 2557
ข้อสอบกระบวนวิชา POL 4321 การบริหารร่วมสมัย
คําสั่ง ข้อสอบมี 4 ข้อ ให้นักศึกษาเลือกตอบเพียง 3 ข้อ
ข้อ 1 คําว่าการบริหารกับการจัดการมีความแตกต่างกันหรือไม่ อย่างไร ภาษาอังกฤษใช้คําใด การบริหารจัดการมีความสําคัญอย่างไร ภารกิจของผู้บริหารมีอะไรบ้าง จงอธิบายและยกตัวอย่างประกอบ
แนวคําตอบ
คําว่า “การบริหาร” กับ “การจัดการ” ในภาษาอังกฤษใช้คําว่า “Administration” หรือ “Management” สองคํานี้มีความหมายเหมือนกันและใช้แทนกันได้ แต่คําว่า “Administration” มักใช้สําหรับ การบริหารระดับสูง ซึ่งเน้นเกี่ยวกับการกําหนดนโยบายและแผนงาน และนิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจหรือการบริหารงาน ราชการ ซึ่งผู้บริหารในหน่วยงานราชการเรียกว่า “Administrator” ส่วนคําว่า “Management” มักใช้สําหรับการ ดําเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายหรือแผนที่วางไว้ และนิยมใช้ในการบริหารธุรกิจ ซึ่งผู้จัดการในภาคธุรกิจ เรียกว่า “Manager”
การบริหาร/การจัดการมีความสําคัญ ดังนี้
1 เป็นสมองขององค์การ
2.เป็นวิธีการที่ทําให้สมาชิกในองค์การมีจิตสํานึกร่วมกันและให้ความร่วมมือในการ ปฏิบัติงาน
3 เป็นการกําหนดขอบข่ายงานให้สมาชิกในองค์การปฏิบัติเพื่อไม่ให้งานซ้ำซ้อนกัน 4 เป็นการแสวงหาวิธีการที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด
5 ทําให้บริหารงานได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น
6 ป้องกันปัญหางานคั่งค้าง ล่าช้า และสิ้นเปลือง
7 ทําให้ติดตามงานได้ง่าย ภารกิจของผู้บริหาร/ผู้จัดการ Certo and Certo กล่าวว่า ภารกิจของผู้บริหาร/ผู้จัดการที่สําคัญมี 4 ประการ คือ
1 การวางแผน (Planning) เป็นการเลือกวิธีการทํางานเพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตาม เป้าหมายขององค์การ กําหนดแนวทางการทํางานว่าจะทําอย่างไรและจะทําเมื่อใด กิจกรรมการวางแผนจึงมุ่งเน้น การทํางานให้บรรลุเป้าหมายด้วยการกําหนดแผนงาน ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร การวางแผนจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง กับสิ่งที่ต้องทําให้สําเร็จในอนาคตอันใกล้ (Short Term) และระยะยาว (Long Term)
2 การจัดองค์การ (Organizing) เป็นการมอบหมายงานให้บุคลากรหรือกลุ่มบุคคลใน องค์การนําแผนงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานขององค์การประสบความสําเร็จ
3 การใช้อิทธิพล (Influencing) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความสามารถในการจูงใจ (Motivating) การนํา (Leading) การสั่งการ (Directing) ของผู้บริหารเพื่อให้บุคลากรในองค์การทํางานสําเร็จ ซึ่งแนวคิดของ การทํางานเป็นการเน้นที่บุคคล (Human-Oriented) มากกว่าเน้นที่งาน (Task-Oriented)
4 การควบคุม (Controlling) เป็นหน้าที่การจัดการของผู้บริหาร ดังนี้
1) การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลการทํางานของบุคลากรในองค์การเพื่อนํามา กําหนดเป็นมาตรฐานการทํางาน
2) การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานการทํางาน
3) การนําผลการเปรียบเทียบการทํางานมาพิจารณาว่าองค์การควรจะปรับมาตรฐานการทํางานให้สูงขึ้นอย่างไร
ข้อ 2 จงอธิบายความหมายของคําว่าการเปลี่ยนแปลงในองค์การ พร้อมยกตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐ (กระบวนการทํางาน วัฒนธรรมองค์การ กรณีใดกรณีหนึ่งมาอย่างละ 2 เรื่อง) ปัจจัยกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงในองค์การมาจากปัจจัยอะไรบ้าง จงอธิบายและยกตัวอย่างประกอบ
แนวคําตอบ
ณัฏฐพันธ์ เขจรนันท์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง กระบวนการสร้างการ เปลี่ยนแปลงในองค์การโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาในองค์การ หรือพยายามปรับปรุงองค์การให้ก้าวหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ปัญหา การวางแผนและดําเนินการสร้างวัฒนธรรมองค์การที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งกระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์การจะใช้เทคนิคทางด้านพฤติกรรมศาสตร์ สังคมวิทยา และการวิจัยเชิงปฏิบัติการ เป็นต้น ทั้งนี้ผู้บริหารระดับสูงเป็นบุคคลที่มีบทบาทสําคัญในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง
ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง การเปลี่ยนแปลง องค์การทั้งหมดหรือบางส่วนขององค์การ เช่น การออกแบบโครงสร้างองค์การใหม่ การติดตั้งระบบสารสนเทศใหม่ การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ การออกแบบงาน กระบวนการทํางาน เทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลง วัฒนธรรมองค์การ เป็นต้น
ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐ
เช่น การเปลี่ยนแปลงในด้านวัฒนธรรมองค์การ แต่เดิมนั้นองค์การภาครัฐต่าง ๆ ไม่ได้กําหนด วัฒนธรรมองค์การไว้ แต่ในปัจจุบันมีหลายองค์การที่ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การเพื่อให้ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ ทุกคนปฏิบัติ ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงานราชการบรรลุเป้าหมาย ซึ่งมีตัวอย่างดังนี้
คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยรามคําแหง ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การไว้ 6 ประการ ซึ่งเรียกว่า “POLSCI” ประกอบด้วย
1 P = Positive Thinking คือ การคิดในทางบวก
2 O = Ownership คือ ความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์การ
3 L = Leader of Change คือ การเป็นผู้นําในการเปลี่ยนแปลง
4 S = Service Mind คือ การมุ่งมั่นที่จะให้บริการที่ดี
5 C = Continuous Learning คือ การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
6 I = Integrity & Ethics คือ การมีความซื่อสัตย์และคุณธรรมจริยธรรม
มหาวิทยาลัยมหิดล ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การไว้ 7 ประการ โดยดัดแปลงมาจากคํา * MAHIDOL” ประกอบด้วย
1 M = Mastery คือ เป็นนายแห่งตน
2 A = Altruism คือ มุ่งผลเพื่อผู้อื่น
3 H = Harmony คือ กลมกลืนกับสรรพสิ่ง
4 I = Integrity คือ มั่นคงยั่งยืนในคุณธรรม
5 D = Determination คือ แน่วแน่กล้าตัดสินใจ
6 0 = Originality คือ สร้างสรรค์สิ่งใหม่
7 L = Leadership คือ ใฝ่ใจเป็นผู้นํา ปัจจัยกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงในองค์การ
ปัจจัยกระตุ้นให้มีการเปลี่ยนแปลงในองค์การสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ปัจจัยภายนอกองค์การ และปัจจัยภายในองค์การ ดังข้อเสนอของนักวิชาการต่อไปนี้
Patrick Dawson ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Understanding Organizational Change (2003) ว่า ประเภทของสิ่งกระตุ้นที่นําไปสู่การเปลี่ยนแปลงในองค์การมีปัจจัยมาจาก 2 ปัจจัย คือ
1 ปัจจัยภายนอกองค์การ ประกอบด้วย 6 ปัจจัย คือ
1) กฎหมายและกฎระเบียบของรัฐบาล เช่น นโยบายระดับชาติ ข้อตกลงระดับโลก เกี่ยวกับมลภาวะและสิ่งแวดล้อม ข้อตกลงเกี่ยวกับภาษีและการค้า
2) กระแสโลกาภิวัตน์ของการตลาดและการค้าระหว่างประเทศ เช่น แรงกดดัน จากภาวะการแข่งขันทั้งจากตลาดภายในและต่างประเทศ
3) เหตุการณ์สําคัญทางการเมืองและสังคม เช่น การเกิดวินาศกรรมที่ประเทศ สหรัฐอเมริกาเมื่อวันที่ 11 กันยายน ค.ศ. 2001
4) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี เช่น องค์การต่าง ๆ ได้นําเทคโนโลยีชั้นสูงมาใช้ ในการผลิตสินค้า
5) ความเจริญเติบโตและการขยายตัวขององค์การ เช่น องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น มีความซับซ้อนมากขึ้น จึงจําเป็นต้องพัฒนากลไกการประสานงานให้มีความเหมาะสม
6) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ เช่น การเปลี่ยนแปลงอันเนื่องมาจากความ ผันแปรของภาวะเศรษฐกิจ
2 ปัจจัยภายในองค์การ ประกอบด้วย 4 ปัจจัย คือ
1) เรื่องของเทคโนโลยี เช่น การประชุมผ่าน Video Conferencing การนําคอมพิวเตอร์ มาใช้ในงานบัญชีและระบบสารสนเทศ
2) เรื่องเกี่ยวกับงานโดยตรง เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบการผลิตหรือการบริการ
3) เรื่องเกี่ยวกับผู้รับบริการ เช่น ในการพัฒนาและการปฏิบัติในเรื่องทรัพยากรมนุษย์ เกี่ยวกับการจัดโปรแกรมการฝึกอบรม และการเพิ่มพูนทักษะที่หลากหลาย การทํางานเป็นทีม
4) เรื่องเกี่ยวกับโครงสร้างการบริหารงาน เช่น การปรับปรุงโครงสร้างการทํางาน และการกําหนดความสัมพันธ์ของอํานาจหน้าที่ในองค์การใหม่
Kinicki and Kreitner ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Organizational Behavior : Key Concepts, Skills & Best Practices (2008) ว่า ปัจจัยที่เป็นเหตุให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์การต่าง ๆ มาจากปัจจัย 2 ประการคือ
1 ปัจจัยภายนอกองค์การ เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการผลิตและบริการ ซึ่งมี 4 ปัจจัยสําคัญ คือ
1) ลักษณะของประชากร เนื่องจากปัจเจกบุคคลมีลักษณะที่แตกต่างกัน องค์การ ต่าง ๆ จึงต้องมีระบบการจัดการที่หลากหลายอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองความต้องการของบุคลากร รวมทั้ง ทําให้บุคลากรเกิดความผูกพันต่อองค์การ นอกจากนี้สิ่งท้าทายขององค์การ คือ จะต้องกระตุ้นให้บุคลากรได้ใช้ ศักยภาพที่เขามีให้เป็นประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด
2) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี องค์การต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์การภาครัฐหรือ องค์การภาคเอกชนล้วนแล้วแต่ต้องการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงผลผลิตและการแข่งขันให้บริการกับลูกค้า
3) การเปลี่ยนแปลงลูกค้าและการตลาด เนื่องจากลูกค้ามีความต้องการที่หลากหลาย และต้องการสินค้าที่มีคุณภาพ รวมทั้งการแข่งขันที่มีมากขึ้น จึงทําให้องค์การต่าง ๆ ต้องปรับกลยุทธ์ในการผลิต สินค้าและบริการให้มีคุณภาพ
4) แรงกดดันทางด้านสังคมและการเมือง เป็นปัจจัยที่มาจากเหตุการณ์ทางด้าน สังคมและการเมือง เช่น กรณีปัญหาการทุจริตด้านการเงินในบริษัทใหญ่ ๆ ส่งผลให้องค์การนั้นมีปัญหาจนต้อง ปิดกิจการ นอกจากนี้เหตุการณ์การเมือง เช่น การเกิดสงครามทําให้ส่งผลกระทบต่อการผลิตสินค้าและบริการ
2 ปัจจัยภายในองค์การ เช่น ความพึงพอใจในการทํางานต่ำ ผลผลิตตกต่ำ การเข้าออก จากงานสูง มีปัญหาความขัดแย้งมาก ซึ่งโดยทั่วไปปัจจัยภายในองค์การที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมักจะมา จากปัญหาทรัพยากรมนุษย์และพฤติกรรมทางการบริหาร
ข้อ 3 คําว่ากลยุทธ์กับยุทธศาสตร์มีความแตกต่างกันหรือไม่ ภาษาอังกฤษใช้คําใด นักคิดที่มีชื่อเสียงเกี่ยวกับการบริหารเชิงกลยุทธ์เป็นใคร พร้อมกับระบุผลงานที่โดดเด่นมา 2 เรื่อง ขั้นตอนการกําหนดกลยุทธ์ มีกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง จงอธิบาย เทคนิคที่นํามาใช้ในการวิเคราะห์องค์การคือเทคนิคอะไร จงวิเคราะห์ จุดแข็ง (Strengths) และจุดอ่อน (Weakness) ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง (อย่างน้อย 5 เรื่อง)พร้อมกับเสนอแนวทางในการปรับปรุงแก้ไข
แนวคําตอบ
คําว่า “กลยุทธ์” หรือ “ยุทธศาสตร์ ภาษาอังกฤษใช้คําว่า “Strategy” โดยมีรากศัพท์มาจาก คําว่า “Strategos” ในภาษากรีก ซึ่งเกิดจากศัพท์ 2 คํา คือ “Stratos” หมายถึง Army หรือ กองทัพ และ Agein หมายถึง Lead หรือ นําหน้า โดยเมื่อนําศัพท์ 2 คํานี้มารวมกันจะหมายถึง การนํากองทัพ หรือยุทธวิธีหลักในการรบ เพื่อเอาชนะศัตรู ดังนั้นคําว่ากลยุทธ์กับยุทธศาสตร์จึงเป็นคํา ๆ เดียวกันและมีความหมายเหมือนกัน
นักคิดที่มีชื่อเสียงเกี่ยวกับการบริหารเชิงกลยุทธ์
Michael E. Porter เป็นนักคิดที่มีชื่อเสียงโด่งดังในเรื่องการบริหารเชิงกลยุทธ์ เขาได้เสนอ แนวคิดในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันไว้หนังสือ 3 เล่ม ซึ่งเป็นที่รู้จักกันในนาม “ไตรภาคแห่งการแข่งขัน” ดังนี้
1 หนังสือชื่อ Competitive Strategy : Techniques for Analyzing Industries and Competitors (1980) ในหนังสือเล่มนี้ Porter ได้กล่าวถึงการวิเคราะห์สถานการณ์การแข่งขันกับคู่แข่ง ซึ่งเขาเห็นว่า ผู้บริหารจะต้องคํานึงถึงปัจจัย 5 ประการ คือ
1) อัตราของการแข่งขันกันระหว่างบริษัทต่าง ๆ ในธุรกิจหรืออุตสาหกรรมนั้น
2) การคุกคามที่เกิดขึ้นจากการมีคู่แข่งรายใหม่เข้ามาในตลาด
3) การคุกคามที่เกิดขึ้นจากสินค้าหรือบริการทดแทน
4) อํานาจต่อรองของผู้จัดส่ง
5) อํานาจต่อรองลูกค้า
2 หนังสือชื่อ Competitive Advantage : Creating and Sustaining and Superior Performance (1985) ในหนังสือเล่มนี้ Porter ได้เสนอแบบจําลองห่วงโซ่แห่งคุณค่า (Value Chain Model) โดยเห็นว่าความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจเกิดขึ้นจากกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นภายในธุรกิจ โดยกิจกรรมเหล่านั้น จะช่วยลดต้นทุนให้แก่ธุรกิจ ดังนั้นธุรกิจจะต้องศึกษาและวิเคราะห์กิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งความสัมพันธ์ระหว่าง กิจกรรมเหล่านั้นโดยใช้การวิเคราะห์ห่วงโซ่แห่งคุณค่า เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
3 หนังสือชื่อ The Competitive Advantage of Nations (1990) ในหนังสือเล่มนี้ Porter ได้เสนอแบบจําลองเพชรแห่งความได้เปรียบของชาติ (Dynamic Diamond Model) ในการวิเคราะห์ปัจจัยทางด้าน สภาวะแวดล้อมในการดําเนินงาน 4 ประการ ซึ่งประกอบด้วย ปัจจัยในการดําเนินงาน เงื่อนไขด้านความต้องการ ของตลาด ธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องและสนับสนุน และกลยุทธ์องค์กร โครงสร้าง และการแข่งขัน โดย ปัจจัยทั้ง 4 ประการนี้เป็นสิ่งที่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน และส่งผลต่อการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน และดําเนินงานขององค์กรธุรกิจ
ขั้นตอนการกําหนดกลยุทธ์ มี 7 ขั้นตอน คือ
1 การนิยามธุรกิจ เป็นการกําหนดความหมายของธุรกิจ ได้แก่ การกําหนดภารกิจ วิสัยทัศน์ ปรัชญา ค่านิยม และเป้าหมายขององค์การ เพื่อให้การดําเนินงานตอบสนองความต้องการของลูกค้า
2 การวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนขององค์การ เป็นการวิเคราะห์ว่าองค์การมีจุดแข็ง อะไรบ้างที่องค์การสามารถทําได้ดี มีความชํานาญ มีคุณภาพ มีชื่อเสียง เป็นต้น ในขณะเดียวกันก็ต้องวิเคราะห์ว่า องค์การมีจุดอ่อน/จุดด้อย/ข้อบกพร่องอะไรบ้างเพื่อจะได้ปรับปรุงแก้ไข
3 การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคขององค์การ เป็นการวิเคราะห์สถานการณ์ต่าง ๆ ที่ เป็นโอกาสให้องค์การสามารถพัฒนา/เติบโต/ขยายกิจการได้ และมีอุปสรรค/ข้อจํากัดอะไรบ้างที่อาจทําให้องค์การ สามารถทํางานได้ เช่น กฎหมาย กฎระเบียบ สถานที่ตั้ง เป็นต้น
4 การนิยามประเด็นปัญหาหลักและประเด็นทางกลยุทธ์ เป็นการหยิบยกปัญหา ที่เกิดขึ้นในองค์การมาพิจารณา เช่น บุคลากรมาทํางานสาย ขาดความสามัคคี ได้รับคําตําหนิจากลูกค้า เป็นต้น ว่าปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นมีสาเหตุมาจากอะไรบ้าง และจะแก้ไขปัญหานั้นอย่างไร ซึ่งเทคนิคที่ใช้วิเคราะห์ปัญหา อาจจะใช้แผนภูมิก้างปลา แผนภูมิพาเรโต้ เป็นต้น และจะต้องวิเคราะห์ต่อไปว่าเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นในระดับใด ขององค์การ เป็นปัญหาทางเทคนิค หรือเป็นปัญหาการนํากลยุทธ์ไปปฏิบัติ
5 การระบุกลยุทธ์ทางเลือกและคัดเลือกกลยุทธ์ เป็นการวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละ กลยุทธ์แล้วทําการคัดเลือกกลยุทธ์ใดกลยุทธ์หนึ่ง ซึ่งในการคัดเลือกกลยุทธ์อาจพิจารณาจากหลายหลักเกณฑ์ เช่น ผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับลูกค้า ความเป็นไปได้ในการนํากลยุทธ์ไปปฏิบัติ และความสอดคล้องกับแผนในระดับ ต่าง ๆ เป็นต้น
6 การบริหารกลยุทธ์ เป็นการนํากลยุทธ์ไปปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของกลยุทธ์นั้น ทั้งนี้ความสําเร็จของการบริหารกลยุทธ์ย่อมขึ้นอยู่กับค่านิยมในการทํางานและการให้ความร่วมมือ ของบุคลากรในองค์การเป็นสําคัญ
7 การประเมินผลกลยุทธ์ เมื่อมีการนํากลยุทธ์ไปปฏิบัติแล้ว จําเป็นต้องมีการประเมินผล กลยุทธ์นั้นว่าประสบความสําเร็จมากน้อยเพียงใด มีปัญหาอะไรบ้างเพื่อนําผลการประเมินไปปรับปรุงต่อไป
เทคนิคการวิเคราะห์องค์การ
ก่อนที่องค์การต่าง ๆ จะกําหนดกลยุทธ์จําเป็นต้องมีการวิเคราะห์องค์การโดยใช้เทคนิค SWOT เพื่อให้ทราบจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การก่อน ซึ่งคําว่า SWOT ประกอบด้วย
1 S = Strengths คือ จุดแข็งขององค์การ เป็นการพิจารณาจุดแข็งของทรัพยากรภายใน องค์การหรือระบบย่อยขององค์การ เช่น อํานาจหน้าที่ เป้าประสงค์ จุดมุ่งหมาย โครงสร้าง บุคลากร ความรู้และ ข้อมูลข่าวสาร เทคโนโลยี เป็นต้น ว่ามีอะไรบ้างที่จะนํามาใช้ในการดําเนินงานขององค์การในการปฏิบัติการตามกลยุทธ์
2 w = Weakness คือ จุดอ่อนขององค์การ เป็นการพิจารณาอํานาจหน้าที่ เป้าประสงค์ จุดมุ่งหมาย โครงสร้าง บุคลากร ความรู้และข้อมูลข่าวสาร และเทคโนโลยีภายในองค์การว่ามีจุดอ่อนอย่างไร เพื่อที่จะได้ปรับปรุงแก้ไขให้เป็นจุดแข็ง และนํามาใช้เป็นประโยชน์แก่องค์การ
3 Q=Opportunities คือ โอกาสที่จะทําให้เกิดความได้เปรียบแก่องค์การ เป็นการพิจารณา ดูว่ามีปัจจัยภายนอกองค์การใดที่จะนํามาเป็นประโยชน์ในการดําเนินงานขององค์การได้บ้าง ซึ่งแบ่งออกเป็น
1) สิ่งแวดล้อมของงาน ได้แก่ ลูกค้า คู่แข่ง ผู้ผลิต แรงงาน กฎระเบียบหรือหน่วยงานที่ควบคุม
2) สิ่งแวดล้อมทั่วไป ได้แก่ การเมือง กฎหมาย เศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และต่างประเทศ
4 T = Threats คือ อุปสรรคหรืออันตรายที่จะทําให้เกิดหายนะแก่องค์การ เป็นการพิจารณา สิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมของงานและสิ่งแวดล้อมทั่วไปที่ทําให้เกิดอันตรายหรือหายนะ ต่อการดําเนินงานขององค์การจุดแข็ง (Strengths) และจุดอ่อน (Weakness) ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง
จุดแข็ง
1 เป็นสถาบันการศึกษาแบบตลาดวิชา คือ รับนักศึกษาโดยไม่มีการสอบคัดเลือกและรับโดยไม่จํากัดจํานวน
2 ไม่มีการบังคับเข้าชั้นเรียน ทําให้นักศึกษาสามารถทํางานและเรียนควบคู่กันได้
3 มีค่าหน่วยกิตถูก ทําให้คนที่มีรายได้น้อยสามารถเรียนในระดับปริญญาตรีได้
4 มีการเรียนระบบ Pre-degree ทําให้นักเรียนมัธยมปลายสามารถเรียนเก็บสะสมหน่วยกิตและเมื่อจบการศึกษาชั้นมัธยมปลายก็สามารถโอนหน่วยกิตที่เก็บสะสมไว้ได้ ทําให้ สามารถเรียนจบระดับปริญญาตรีได้เร็วขึ้น
5 มีสาขาวิทยบริการฯ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ ทําให้ผู้ใฝ่รู้ใฝ่เรียนสามารถเข้ามาศึกษากับมหาวิทยาลัยรามคําแหงได้โดยไม่ต้องเดินทางมากรุงเทพฯ
จุดอ่อน
1 ความผูกพันระหว่างนักศึกษา และนักศึกษากับอาจารย์มีน้อย
2 ไม่มีการบังคับให้นักศึกษาแต่งกายชุดนักศึกษา ทําให้นักศึกษาบางคนแต่งกายไม่สุภาพ
3 ไม่มีคะแนนเก็บสะสม ทําให้นักศึกษาต้องสอบเต็ม 100 คะแนน
4 การวัดผลการเรียนส่วนใหญ่จะสอบโดยใช้ข้อสอบปรนัย ทําให้นักศึกษาขาดทักษะในการเขียนบรรยาย และไม่สามารถใช้ภาษาได้ถูกต้อง
5 สถานที่ที่ใช้ในการสอบมีทั้งที่มหาวิทยาลัยรามคําแหงหัวหมาก และมหาวิทยาลัยรามคําแหงบางนา นักศึกษาบางคนต้องสอบ 2 วิชาในวันเดียวกัน แต่สถานที่สอบต่างกัน ทําให้บางครั้งนักศึกษาเดินทางไปสอบไม่ทันเวลา
แนวทางในการปรับปรุงแก้ไข
1 ควรมีกิจกรรมในการสร้างความผูกพันระหว่างนักศึกษา และนักศึกษากับอาจารย์ทั้งในชั้นเรียนและนอกชั้นเรียน
2 ควรมีกฎระเบียบบังคับให้นักศึกษาแต่งกายชุดนักศึกษา ส่วนผู้ที่อยู่ในวัยทํางานถ้าไม่สะดวกในการแต่งกายชุดนักศึกษา ให้แต่งกายชุดสุภาพ
3 ควรมีการทํารายงานในชั้นเรียนเพื่อเป็นคะแนนเก็บ สําหรับนักศึกษาที่ไม่ได้เข้าชั้นเรียนควรเปิดโอกาสให้นักศึกษาสามารถทํารายงานส่งอาจารย์ อาจส่งทาง e-mail ก็ได้
4 ควรวัดผลการเรียนโดยใช้ข้อสอบอัตนัยเพิ่มขึ้น เพื่อให้นักศึกษามีทักษะในการเขียนบรรยาย และสามารถใช้ภาษาในการสื่อสารได้ถูกต้อง
5 ควรอนุญาตเป็นกรณีพิเศษให้นักศึกษาที่สอบ 2 วิชาในวันเดียวกันแต่สถานที่สอบต่างกัน สามารถเลือกสอบทั้ง 2 วิชาในสถานที่สอบที่ใดที่หนึ่งเพียงแห่งเดียวได้
ข้อ 4 จากการฟังคําบรรยายในชั้นเรียนเกี่ยวกับเทคนิคการบริหารงานสมัยใหม่ อาทิ การควบคุมคุณภาพ 5 ส. ไคเซ็น การบริหารคุณภาพทั้งองค์การ ระบบ ISO การรื้อปรับระบบ และระบบซิกซ์ ซิกม่า เป็นต้น จงเลือกตอบเพียง 1 เทคนิค โดยอธิบายความเป็นมา แนวคิด หลักการของเทคนิคนั้น ๆมาให้เข้าใจอย่างชัดเจน
แนวคําตอบ
ไคเซ็น (Kaizen)
ไคเซ็นเป็นแนวคิดและวิถีชีวิตของชาวญี่ปุ่น โดยคําว่า “ไคเซ็น” หมายถึง การปรับปรุงหรือ พัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นการปรับปรุงในทุก ๆ ด้านของการดํารงชีวิต ไม่ว่าจะเป็นในที่ทํางาน ในสังคม หรือในบ้านให้ดีขึ้นอย่างสม่ำเสมอ โดยทุกคนต้องเกี่ยวข้องตลอดเวลากลยุทธ์ของไคเซ็นคือคํากล่าวที่ว่า “ไม่มีวันใดเลยที่ผ่านไปโดยไม่มีการปรับปรุงในส่วนใด ส่วนหนึ่งขององค์การ” ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา
หลักการบริหารแบบไคเซ็น มีดังนี้
1 การมองว่าลูกค้าต้องมาก่อนเสมอ (Customer First)
2 การควบคุมคุณภาพรวม (Total Quality Control)
3 การมีระบบข้อเสนอแนะ (Suggestion Systems)
4 การใช้หุ่นยนต์ (Robotics) ช่วยในการผลิต
5 การจัดตั้งกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circles)
6 การมีระบบการควบคุมโดยอัตโนมัติ (Automation)
7 การมีวินัยในการทํางาน (Discipline in the workplace)
8 การติดป้าย (Kanban) รับรองมาตรฐานสินค้า
9 การมีระบบการผลิตทันเวลา Just in Time : JIT)
10 การมีของเสียเป็นศูนย์ (Zero Defects)
11 การมีกิจกรรมกลุ่มย่อย (Small Group Activities)
12 การจัดการโดยอาศัยความร่วมมือของพนักงาน (Cooperative Labour Management)
13 การปรับปรุงผลผลิต (Productivity Improvement)
14 การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ (New Product Development)
หลักปฏิบัติของการบริหารแบบไคเซ็น มี 2 ประการ คือ
1 การบํารุงรักษา (Maintenance) หมายถึง การส่งเสริมให้ทุกคนช่วยกันดูแลบํารุงรักษา เครื่องจักรเครื่องใช้ให้มีอายุการใช้งานได้นาน
2 การปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) หมายถึง การปรับปรุง การทํางานให้ได้มาตรฐานให้สูงขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งการปรับปรุงมี 2 แนวทาง คือ การปรับปรุงสิ่งที่เป็นอยู่และการแสวงหา สิ่งใหม่หรือนวัตกรรม (Innovation)
จุดเน้นที่สําคัญของแนวคิดไคเซ็น
แนวคิดของไคเซ็นเน้นกระบวนการ (Process) ซึ่งต้องปรับปรุงขั้นตอนหรือลดขั้นตอนก่อนที่ จะปรับปรุงผลที่ได้รับ (Output) และเน้นที่การปฏิบัติและการใช้ความพยายามของบุคคล เช่น เมื่อผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องการประเมินผลงาน พนักงานขายก็จะประเมินเวลาที่ใช้ในการติดต่อกับลูกค้า เวลาที่ใช้ในการเยี่ยมลูกค้า และ เวลาที่ใช้ในสํานักงาน ความสําเร็จที่ได้รับจะทําให้บุคลากรมีขวัญและกําลังใจในการปรับปรุงงานของตนให้ดีขึ้น หรือกล่าวได้ว่าเป็นการให้ความสําคัญกับการเข้าถึงลูกค้าพอ ๆ กับยอดขาย
สรุป แนวคิดและกลยุทธ์ของไคเซ็นสามารถนําไปใช้ได้ทั่วไป และมีความเกี่ยวข้องกับทุกคน ในองค์การตั้งแต่ระดับสูงสุดจนถึงผู้ปฏิบัติงานระดับล่างสุด
