การสอบไล่ภาค 1 ปีการศึกษา 2557
ข้อสอบกระบวนวิชา POL 4321 การบริหารร่วมสมัย
คําสั่ง ข้อสอบมี 4 ข้อ นักศึกษาที่เข้าชั้นเรียนและทํารายงานให้เลือกตอบเพียง 2 ข้อ โดยระบุหัวข้อรายงานในสมุดคําตอบหน้าแรก ส่วนนักศึกษาที่ไม่ได้เข้าชั้นเรียนและไม่ได้ทํารายงานให้เลือกตอบ 3 ข้อ
ข้อ 1 จงอธิบายคําว่า การเปลี่ยนแปลงในองค์การ (Organization Change) และยกตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐในด้านระบบการทํางาน หรือค่านิยมองค์การมา 1 แห่ง ปัจจัยกระตุ้นให้มีการเปลี่ยนแปลงในองค์การมีกี่ปัจจัย อะไรบ้าง จงอธิบาย
แนวคําตอบ
สภาวการณ์เปลี่ยนแปลงด้านต่าง ๆ เช่น การเมือง เศรษฐกิจ สังคม ความเจริญก้าวหน้าทาง เทคโนโลยี วิทยาการสมัยใหม่ การติดต่อสื่อสาร ค่านิยมใหม่ ๆ เป็นต้น ทําให้องค์การต่าง ๆ ต้องมีการเปลี่ยนแปลง และพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ซึ่งการเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกองค์การ โดยในปัจจุบันการเปลี่ยนแปลง ที่เกิดขึ้นมีมากมาย เช่น การปฏิรูประบบราชการ การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การ การแปรรูปรัฐวิสาหกิจ การออกนอกระบบ การควบรวมกิจการ การนําเทคโนโลยีสมัยใหม่มาปรับใช้ในองค์การ เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อปรับ องค์การให้เข้ากับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนไป ซึ่งจะทําให้องค์การอยู่รอดและมีความเจริญก้าวหน้าอย่างยั่งยืน
ณัฏฐพันธ์ เขจรนันท์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง กระบวนการสร้างการ เปลี่ยนแปลงในองค์การโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาในองค์การ หรือพยายามปรับปรุงองค์การให้ก้าวหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ปัญหา การวางแผนและดําเนินการสร้างวัฒนธรรมองค์การที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งกระบวนการ เปลี่ยนแปลงองค์การจะใช้เทคนิคทางด้านพฤติกรรมศาสตร์ สังคมวิทยา และการวิจัยเชิงปฏิบัติการ เป็นต้น ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูงเป็นบุคคลที่มีบทบาทสําคัญในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง
ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง การเปลี่ยนแปลงองค์การ ทั้งหมดหรือบางส่วนขององค์การ เช่น การออกแบบโครงสร้างองค์การใหม่ การติดตั้งระบบสารสนเทศใหม่ การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ การออกแบบงาน กระบวนการทํางาน เทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลง วัฒนธรรมองค์การ เป็นต้น
ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐ
มหาวิทยาลัยรามคําแหง เป็นสถาบันการศึกษาของรัฐซึ่งจัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติ มหาวิทยาลัยรามคําแหง พ.ศ. 2514 โดยมีจุดมุ่งหมายให้เป็นสถาบันการศึกษาแบบตลาดวิชา เพื่อแก้ไขปัญหา การขาดแคลนสถานที่เรียนในระดับอุดมศึกษา จึงทําให้มหาวิทยาลัยรามคําแหงเป็นสถาบันอุดมศึกษาที่ตั้งขึ้นมา เพื่อขยายโอกาสและความเสมอภาคทางการศึกษาให้กับประชาชนชาวไทย ซึ่งเป็นปรัชญาการดําเนินงานสําคัญ ที่มหาวิทยาลัยยึดมั่นตลอดมานับตั้งแต่เปิดรับนักศึกษารุ่นแรกในปี พ.ศ. 2514 จนถึงปัจจุบัน
มหาวิทยาลัยรามคําแหงรับนักศึกษาโดยไม่มีการสอบคัดเลือกและรับโดยไม่จํากัดจํานวน จึงทําให้มีนักศึกษาจํานวนมากจนสถานที่เรียนที่หัวหมากไม่เพียงพอ มหาวิทยาลัยรามคําแหงจึงได้เปิดวิทยาเขต รามคําแหง 2 หรือวิทยาเขตบางนาในปี พ.ศ. 2527 เพื่อใช้เป็นสถานที่เรียนของนักศึกษาชั้นปีที่ 1 มาจนถึงปัจจุบัน
มหาวิทยาลัยรามคําแหงได้ปฏิบัติภารกิจหลักทั้ง 4 ประการของสถาบันอุดมศึกษา คือ ผลิตบัณฑิต การวิจัย การให้บริการทางวิชาการแก่สังคม และการทํานุบํารุงศิลปวัฒนธรรม จนกระทั่งในปี พ.ศ. 2543 มหาวิทยาลัย รามคําแหงได้เพิ่มภารกิจที่ 5 คือ “มุ่งผลิตบัณฑิตที่มีความรู้คู่คุณธรรม” โดยมีความเชื่อว่า การเรียนรู้ด้านคุณธรรม จะช่วยปลูกฝังรากฐานอันดีงามของจิตใจ และช่วยเสริมคุณค่าให้นักศึกษาและบัณฑิตของมหาวิทยาลัยรามคําแหงได้ อย่างมีคุณภาพและสอดคล้องกับความต้องการของสังคมที่มีการเปลี่ยนแปลงตามกระแสโลกาภิวัตน์อย่างรวดเร็ว ดังนั้นมหาวิทยาลัยรามคําแหงจึงได้กําหนดนโยบายการจัดการเรียนการสอนวิชา “ความรู้คู่คุณธรรม” ในทุกระดับการศึกษา โดยกําหนดให้เป็นวิชาบังคับในหลักสูตรและไม่เก็บค่าหน่วยกิตเพื่อเป็นการเพิ่มพูนความรู้ด้านคุณธรรม และปลูกฝังจิตสํานึกให้นักศึกษานําไปประพฤติปฏิบัติ สําเร็จการศึกษาเป็นบัณฑิตที่มีความรู้คู่คุณธรรม เป็นผู้ซึ่งรู้จัก ยึดหลักคุณธรรมและจริยธรรมนําชีวิต พร้อมอุทิศตนเพื่อประเทศชาติ ช่วยกันพัฒนาสังคมให้เข้มแข็งและมีคุณภาพ ซึ่งจะช่วยนําพาประเทศชาติให้ก้าวไปข้างหน้าด้วยความเจริญอย่างมั่นคงต่อไป
นอกจากนี้มหาวิทยาลัยรามคําแหงยังมีนโยบายขยายโอกาสการศึกษาสู่ภูมิภาค ให้คนไทยทุกคน สามารถสมัครเข้าศึกษาในภูมิภาคของตนได้ โดยไม่ต้องไปศึกษาหรือสอบที่มหาวิทยาลัยในกรุงเทพฯ ซึ่งเป็นนโยบาย จัดการศึกษาในลักษณะที่เรียกว่า “เรียนใกล้บ้านสอบใกล้บ้าน” จึงได้จัดตั้งสาขาวิทยบริการเฉลิมพระเกียรติ ส่วนภูมิภาคตั้งแต่ปี พ.ศ. 2538 เป็นต้นมา และในปี พ.ศ. 2546 ได้ขยายการเรียนการสอนสู่ต่างประเทศ โดยจัดตั้ง สาขาวิทยบริการเฉลิมพระเกียรติต่างประเทศ เพื่อให้โอกาสและความเสมอภาคทางการศึกษาแก่ปวงชนชาวไทย ในต่างประเทศทั่วโลก ซึ่งเป็นการขยายโอกาสทางการศึกษาทั้งในประเทศและต่างประเทศด้วยการตระหนักถึง ประโยชน์ต่อส่วนรวมและประเทศชาติเป็นสําคัญ โดยยึดหลักที่ว่า “การศึกษาสร้างคน และคนสร้างชาติ”
ในปี พ.ศ. 2555 มหาวิทยาลัยรามคําแหงโดยความคิดริเริ่มของผู้ช่วยศาสตราจารย์วุฒิศักดิ์ ลาภเจริญทรัพย์ อธิการบดี ได้มีนโยบายปรับระบบการวัดและประเมินผลของนักศึกษาจากเดิมระบบ G, P และ F เป็น ระบบใหม่ A, B, C, และ D ตั้งแต่ภาค 1 ปีการศึกษา 2559 เป็นต้นไป ซึ่งเป็นการพัฒนาระบบการวัดและประเมินผล ของมหาวิทยาลัยรามคําแหงไปสู่มาตรฐานสากลที่สอดคล้องกับมหาวิทยาลัยอื่น ๆ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ
นอกจากนี้เพื่อให้สอดคล้องกับกระแสโลกาภิวัตน์ มหาวิทยาลัยรามคําแหงได้ปรับระบบบริการ ให้เป็นแบบ Super Service เช่น การรับสมัครนักศึกษาระดับปริญญาตรีโดยนําระบบ One Stop Service มาใช้ใน การรับสมัคร อีกทั้งนําเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในการจัดการเรียนการสอนเพื่อรองรับการจัดการศึกษาแบบสมัยใหม่ และอํานวยความสะดวกแก่ผู้เรียน เช่น e-Book และ e-Testing รวมทั้งให้บริการทางอินเทอร์เน็ตแก่นักศึกษา โดย มีเว็บไซต์ เช่น
– www.ru.ac.th เป็นเว็บไซต์หลักที่มีรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง
– www.ram.edu เป็นเว็บไซต์เกี่ยวกับ e-Learning ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง
– WWW.e-ru.tv เป็นเว็บไซต์เกี่ยวกับสถานีวิทยุและโทรทัศน์ของมหาวิทยาลัยรามคําแหงรวมทั้งเป็นเว็บไซต์สําหรับถ่ายทอดสดการประชุม สัมมนา และการบรรยายพิเศษ
ปัจจุบันมหาวิทยาลัยรามคําแหงได้เตรียมความพร้อมเข้าสู่การเป็นประชาคมอาเซียนจึงได้ปรับตัว สร้างวิสัยทัศน์ และเร่งพัฒนาคุณภาพการศึกษาให้เทียบเท่านานาประเทศ เน้นการสร้างคน สร้างนักศึกษาและ ผลิตบัณฑิตที่มีคุณภาพระดับสากล นอกจากนี้ยังได้กระตุ้นให้บุคลากรและนักศึกษาของมหาวิทยาลัยรามคําแหง ตระหนักในการที่ประเทศไทยจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของประชาคมอาเซียน และเตรียมความพร้อมด้านภาษาโดยเฉพาะ ภาษาอังกฤษที่จะต้องใช้สื่อสารในการทํางาน รวมทั้งต้องเรียนรู้ภาษาของกลุ่มประเทศอาเซียน จึงจัดฝึกอบรม หลักสูตรภาษาต่าง ๆ แก่บุคลากรและนักศึกษา และให้ข้อมูลความรู้เกี่ยวกับประชาคมอาเซียนผ่านสื่อต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง
ปัจจัยกระตุ้นให้มีการเปลี่ยนแปลงในองค์การ
ปัจจัยกระตุ้นให้มีการเปลี่ยนแปลงในองค์การสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ปัจจัยภายนอกองค์การ และปัจจัยภายในองค์การ ดังข้อเสนอของนักวิชาการต่อไปนี้
Patrick Dawson ได้กล่าวไว้ในหนังสือ understanding Organizational Change (2003) ว่า ประเภทของสิ่งกระตุ้น (A Range of Triggers) ที่นําไปสู่การเปลี่ยนแปลงในองค์การ (Organizational Change) มีปัจจัยมาจาก 2 ปัจจัย คือ
1 ปัจจัยภายนอกองค์การ ประกอบด้วย 6 ปัจจัย คือ
1) กฎหมายและกฎระเบียบของรัฐบาล (Government Laws and Regulations) เช่น นโยบายระดับชาติ ข้อตกลงระดับโลกเกี่ยวกับมลภาวะและสิ่งแวดล้อม ข้อตกลงเกี่ยวกับภาษีและการค้า
2) กระแสโลกาภิวัตน์ของการตลาดและการค้าระหว่างประเทศ (Globalization of Markets and The Internationalization of Business) เช่น แรงกดดันจากภาวะการแข่งขันทั้งจากตลาดภายใน และต่างประเทศ
3) เหตุการณ์สําคัญทางการเมืองและสังคม (Major Political and Social Events) เช่น การเกิดวินาศกรรมที่ประเทศสหรัฐอเมริกาเมื่อวันที่ 11 กันยายน ค.ศ. 2001
4) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี เช่น องค์การต่าง ๆ ได้นําเทคโนโลยีชั้นสูงมาใช้ ในการผลิตสินค้า
5) ความเจริญเติบโตและการขยายตัวขององค์การ (Organizational Growth and Expansion) เช่น องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น มีความซับซ้อนมากขึ้น จึงจําเป็นต้องพัฒนากลไกการประสานงาน ให้มีความเหมาะสม
6) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ (Fluctuations) เช่น การเปลี่ยนแปลงอันเนื่อง มาจากความผันแปรของภาวะเศรษฐกิจ
2 ปัจจัยภายในองค์การ ประกอบด้วย 4 ปัจจัย คือ
1) เรื่องของเทคโนโลยี เช่น การประชุมผ่าน Video-Conferencing เทคโนโลยี หุ่นยนต์ (Robotic Technology) การนําคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบัญชี (Computerization of Management Accounting) และระบบสารสนเทศ (Information System)
2) เรื่องที่เกี่ยวกับงานโดยตรง (Primary Task) เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต หรือการบริการ
3) ผู้รับบริการ (People) เช่น ในการพัฒนาและการปฏิบัติในเรื่องทรัพยากรมนุษย์ เกี่ยวกับการจัดโปรแกรมการฝึกอบรม (Programmer of Retraining) และการเพิ่มพูนทักษะที่หลากหลาย (Multi-Skilling) การทํางานเป็นทีม (Team-Based Work Arrangements)
4) เรื่องเกี่ยวกับโครงสร้างการบริหารงาน (Administrative Structures) เช่น การปรับปรุงโครงสร้างการทํางาน และการกําหนดความสัมพันธ์ของอํานาจหน้าที่ในองค์การใหม่ การจัดการ ความเป็นเลิศ (Best Practice Management)
Kinicki and Kreitner ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Organizational Behavior : Key Concepts, Skills & Best Practices (2008) ว่า ปัจจัยที่เป็นเหตุให้เกิดการเปลี่ยนแปลง (Forces for Change) ในองค์การ ต่าง ๆ มาจากปัจจัย 2 ประการ คือ
1 ปัจจัยภายนอกองค์การ (External Forces) เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการผลิตและบริการ ซึ่งมี 4 ปัจจัยสําคัญ คือ
1) ลักษณะของประชากร (Demographic Characteristics) เนื่องจากปัจเจกบุคคล มีลักษณะที่แตกต่างกัน องค์การต่าง ๆ จึงต้องมีระบบการจัดการที่หลากหลายอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนอง ความต้องการของบุคลากร รวมทั้งทําให้บุคลากรเกิดความผูกพันต่อองค์การ นอกจากนี้สิ่งท้าทายขององค์การ คือ จะต้องกระตุ้นให้บุคลากรได้ใช้ศักยภาพที่เขามีให้เป็นประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด
2) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี (Technological Advancements) องค์การ ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์การภาครัฐหรือองค์การภาคเอกชนล้วนแล้วแต่ต้องการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงผลผลิต และการแข่งขันให้บริการกับลูกค้า
3) การเปลี่ยนแปลงลูกค้าและการตลาด (Customer and Market Changes) เนื่องจากลูกค้ามีความต้องการที่หลากหลายและต้องการสินค้าที่มีคุณภาพ รวมทั้งการแข่งขันที่มีมากขึ้น จึงทําให้ องค์การต่าง ๆ ต้องปรับกลยุทธ์ในการผลิตสินค้าและบริการให้มีคุณภาพ
4) แรงกดดันทางด้านสังคมและการเมือง เป็นปัจจัยที่มาจากเหตุการณ์ทางด้านสังคม และการเมือง เช่น กรณีปัญหาการทุจริตด้านการเงินในบริษัทใหญ่ ๆ ส่งผลให้องค์การนั้นมีปัญหาจนต้องปิดกิจการ นอกจากนี้เหตุการณ์การเมือง เช่น การเกิดสงครามทําให้ส่งผลกระทบต่อการผลิตสินค้าและบริการ
2 ปัจจัยภายในองค์การ (Internal Forces) เช่น ความพึงพอใจในการทํางานต่ํา ผลผลิตตกต่ํา การเข้าออกจากงานสูง มีปัญหาความขัดแย้งมาก ซึ่งโดยทั่วไปปัจจัยภายในองค์การที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง มักจะมาจากปัญหาทรัพยากรมนุษย์และพฤติกรรมทางการบริหาร
ข้อ 2 วัฒนธรรมองค์การมีความเป็นมาอย่างไร วัฒนธรรมองค์การมีกี่ระดับ อะไรบ้าง ยกตัวอย่างประกอบในแต่ละระดับ
แนวคําตอบ
วัฒนธรรมองค์การ หมายถึง แนวทางการประพฤติปฏิบัติของบุคลากรในแต่ละองค์การที่ได้รับการปลูกฝังและถ่ายทอดกันมาอย่างต่อเนื่อง โดยแสดงออกมาในลักษณะของค่านิยม ความเชื่อ สัญลักษณ์ พิธีการ นิทาน และการเล่าเรื่อง เป็นต้น ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าวัฒนธรรมองค์การสะท้อนให้เห็นถึงภาพรวมหรือบุคลิกลักษณะเฉพาะ ขององค์การนั้น ๆ
วัฒนธรรม (Culture) เป็นแนวคิดสําคัญที่มีในสังคมมนุษย์มานานแล้ว คํานี้บัญญัติโดย นักมานุษยวิทยา ซึ่งกล่าวว่า วัฒนธรรมเป็นหัวใจสําคัญของกลุ่มหรือสังคม ซึ่งในแต่ละสังคมมีแนวทางในการ ดําเนินชีวิต การปฏิสัมพันธ์ที่แตกต่างกัน และสิ่งนี้มีความสําคัญต่อความสําเร็จขององค์การ
ในช่วงปี ค.ศ. 1960 – 1970 ประเทศญี่ปุ่นแพ้สงครามโลกครั้งที่ 2 แต่ก็สามารถฟื้นฟูประเทศได้ จนกระทั่งได้รับการยกย่องว่าเป็นประเทศผู้นําทางด้านอุตสาหกรรม เนื่องจากประเทศญี่ปุ่นมีแนวคิดการจัดการ ที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง นักวิชาการจึงมีความเห็นว่าความสําเร็จของญี่ปุ่นเป็นผลมาจากวัฒนธรรมองค์การ ปัจจัยดังกล่าวจึงทําให้นักวิชาการได้หันมาให้ความสําคัญกับความละเอียดอ่อนของวัฒนธรรมองค์การ และ วัฒนธรรมองค์การที่ต่างกันมากขึ้น
ระดับของวัฒนธรรมองค์การ Schein ได้แบ่งระดับวัฒนธรรมองค์การออกเป็น 3 ระดับ คือ
1 วัฒนธรรมทางกายภาพ (Artifacts) เป็นระดับวัฒนธรรมองค์การที่บุคคลสามารถมองเห็น ได้ยินและรู้สึกได้ทันทีเมื่อเข้าไปในแต่ละองค์การ นอกจากนี้แล้วยังรวมถึงผลิตภัณฑ์ บริการ และพฤติกรรมของ สมาชิก โดยวัฒนธรรมทางกายภาพแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1) ประเภทวัตถุ เช่น ศิลปะต่าง ๆ โลโก้ของหน่วยงาน รูปทรงหรือการออกแบบตึก เฟอร์นิเจอร์ เครื่องแต่งกาย เป็นต้น
2) ประเภทพฤติกรรม เช่น พิธีกรรมต่าง ๆ รูปแบบการติดต่อสื่อสาร ประเพณี การให้รางวัล หรือการลงโทษพนักงาน เป็นต้น
3) ประเภทภาษา เช่น เรื่องเล่าเกี่ยวกับความยากลําบากในการก่อตั้งองค์การ เรื่องตลกในหน่วยงาน ชื่อจริงหรือชื่อเล่นที่ใช้เรียกในที่ทํางาน คําศัพท์เฉพาะที่ใช้กันในหน่วยงาน คําอธิบายเกี่ยวกับ สิ่งต่าง ๆ อุปมาอุปมัย หรือคําขวัญที่มักใช้กันในองค์การ เป็นต้น
2 ค่านิยม (Espoused Values) เป็นสิ่งที่บอกว่าสิ่งใดมีคุณค่าหรือสิ่งใดควรกระทํา ค่านิยม เป็นเป้าหมายและมาตรฐานของสังคมที่สมาชิกในองค์การควรเอาใจใส่ เช่น การทํางานให้มีคุณภาพ มีความรับผิดชอบ และมีความโปร่งใส เป็นต้น
3 ฐานคติ (Basic Underlying Assumption) เป็นสิ่งที่สมาชิกในองค์การมีความเชื่อว่า สิ่งนั้นเป็นจริง เป็นวิธีที่ถูกต้องในการทําสิ่งนั้น (The right way to do things) เช่น มาตรฐานการทํางาน วิธีการ ทํางานที่คิดว่ามีประสิทธิภาพ เป็นต้น
ข้อ 3 จากการบรรยายในชั้นเรียนเกี่ยวกับแนวคิดการบริหารงานที่สําคัญ ได้แก่ หลักการ 5 G’s, ทฤษฎี 7 S’s ของ McKinsey, หลักการ 4 VIPs และหลักธรรมาภิบาล เป็นต้น จงเลือกตอบมา 1 แนวคิด พร้อมกับอธิบายหลักการของแนวคิดนั้นมาให้เข้าใจ
แนวคําตอบ
ทฤษฎี 7 S’s (The Seven-S Model) ของ McKinsey
เมื่อปลายปี ค.ศ. 1970 บริษัทที่ปรึกษาชื่อ “McKinsey” ได้เชิญ Richard Pascale แห่ง มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด และ Anthony Athos แห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ให้มาช่วยพัฒนากรอบแนวคิด การบริหารที่เรียกว่า The McKinsey 7 S’s Framework ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยที่สําคัญ 7 ประการ
สามารถอธิบายได้ดังนี้
1 กลยุทธ์ (Strategy) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนองค์การเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วยการใช้เทคนิค SWOT (SWOT Technique) มาทําการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การ เพื่อนํามากําหนดเป็นกลยุทธ์
2 โครงสร้าง (Structure) คือ การปรับปรุงโครงสร้างองค์การ การแบ่งหน่วยงาน การรวมอํานาจ และการกระจายอํานาจที่เหมาะสม
3 ระบบ (Systems) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดระบบงาน และการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ให้สั้นลง เพื่อทําให้สามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็ว
4 สไตล์ (Style) คือ แบบแผนพฤติกรรมของผู้นํา การใช้รูปแบบการบริหารที่เหมาะสม และแสดงบทบาทผู้นําการเปลี่ยนแปลง
5 การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Staff) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการคัดเลือกบุคลากรที่มี ความสามารถ การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การหมุนเวียนกันทํางาน และการเห็นคุณค่าของทรัพยากรมนุษย์
6 ทักษะ (Skills) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความชํานาญ ความสามารถพิเศษของบุคลากร การพัฒนาทักษะการทํางานของแต่ละบุคคล และการส่งเสริมการทํางานเป็นทีม
7 ค่านิยมร่วม (Shared Values) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างค่านิยมร่วมกันในการทํางาน หรือที่เรียกว่า “Spiritual Values” เช่น การให้บริการ ความยุติธรรม ความสามัคคีปรองดอง ความร่วมมือ ความสุภาพ ความอ่อนน้อมถ่อมตน ความกตัญญ การทําในสิ่งที่ดีกว่า การปรับปรุงแก้ไข การปรับตัวเข้าหากัน เป็นต้น ค่านิยม ดังกล่าวนี้เป็นสิ่งที่ควรสร้างสรรค์ให้เกิดขึ้นในองค์การ
ปัจจัยทั้ง 7 ประการสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม คือ
1 Hard คือ ส่วนที่แข็ง ไม่คล่องตัว และปรับตัวได้ค่อนข้างช้า ได้แก่ กลยุทธ์ และโครงสร้าง ขององค์การ
2 Soft คือ ส่วนที่อ่อน มีความคล่องตัว และสามารถปรับตัวได้ง่าย ได้แก่ สไตล์ของผู้บริหาร ระบบงาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทักษะ และค่านิยมร่วม
สรุป จากกรอบแนวคิดของปัจจัย 7 S’s ดังกล่าว ผู้บริหารจําเป็นต้องใช้ภาวะผู้นําในการบริหาร ปัจจัยทั้ง 7 ประการให้สอดคล้องและสมดุลกัน นับตั้งแต่การกําหนดกลยุทธ์ขององค์การ การปรับปรุงโครงสร้าง ที่เหมาะสม การจัดระบบงานให้เหมาะสมและลดขั้นตอนการทํางานให้สั้นลงเพื่อทําให้สามารถบริการได้สะดวก และรวดเร็วขึ้น การใช้สไตล์การบริหารงานที่ให้ความสําคัญทั้งบุคคลและงาน การให้เกียรติผู้ร่วมงาน การบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ด้วยการสรรหาและคัดเลือกคนดีมีฝีมือเข้ามาทํางาน การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การพัฒนา ทักษะส่วนบุคคล การสร้างทักษะการทํางานเป็นทีม และการสร้างค่านิยมสร้างสรรค์ในการทํางาน
ข้อ 4 จงเลือกตอบเทคนิคการบริหารสมัยใหม่ที่ได้จากการฟังคําบรรยายในชั้นเรียน ได้แก่ QC.C. (Quality Control Circle), T.Q.M. (Total Quality Management), 5 S., Kaizen, ISO 9000, Six Sigma เป็นต้น จงอธิบายความเป็นมา แนวคิด และหลักการของแนวคิดนั้น ๆ มาให้เข้าใจ
แนวคําตอบ
ไคเซ็น (Kaizen)
ไคเซ็นเป็นแนวคิดและวิถีชีวิตของชาวญี่ปุ่น โดยคําว่า “ไคเซ็น” หมายถึง การปรับปรุงหรือ พัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นการปรับปรุงในทุก ๆ ด้านของการดํารงชีวิต ไม่ว่าจะเป็นในที่ทํางาน ในสังคม หรือในบ้านให้ดีขึ้นอย่างสม่ำเสมอ โดยทุกคนต้องเกี่ยวข้องตลอดเวลา
– กลยุทธ์ของไคเซ็นคือคํากล่าวที่ว่า “ไม่มีวันใดเลยที่ผ่านไปโดยไม่มีการปรับปรุงในส่วนใด ส่วนหนึ่งขององค์การ” ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา
หลักการบริหารแบบไคเซ็น มีดังนี้
1 การมองว่าลูกค้าต้องมาก่อนเสมอ (Customer First)
2 การควบคุมคุณภาพรวม (Total Quality Control)
3 การมีระบบข้อเสนอแนะ (Suggestion Systems)
4 การใช้หุ่นยนต์ (Robotics) ช่วยในการผลิต
5 การจัดตั้งกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circles)
6 การมีระบบการควบคุมโดยอัตโนมัติ (Automation)
7 การมีวินัยในการทํางาน (Discipline in the workplace)
8 การติดป้าย (Kanban) รับรองมาตรฐานสินค้า
9 การมีระบบการผลิตทันเวลา (Just in Time : JIT)
10 การมีของเสียเป็นศูนย์ (Zero Defects)
11 การมีกิจกรรมกลุ่มย่อย (Small Group Activities)
12 การจัดการโดยอาศัยความร่วมมือของพนักงาน (Cooperative Labour Management)
13 การปรับปรุงผลผลิต (Productivity Improvement)
14 การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ (New Product Development)
หลักปฏิบัติของการบริหารแบบไคเซ็น มี 2 ประการ คือ
1 การบํารุงรักษา (Maintenance) หมายถึง การส่งเสริมให้ทุกคนช่วยกันดูแลบํารุงรักษา เครื่องจักรเครื่องใช้ให้มีอายุการใช้งานได้นาน
2 การปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) หมายถึง การปรับปรุง การทํางานให้ได้มาตรฐานให้สูงขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งการปรับปรุงมี 2 แนวทาง คือ การปรับปรุงสิ่งที่เป็นอยู่และการแสวงหา สิ่งใหม่หรือนวัตกรรม (Innovation)
จุดเน้นที่สําคัญของแนวคิดไคเซ็น
แนวคิดของไคเซ็นเน้นกระบวนการ (Process) ซึ่งต้องปรับปรุงขั้นตอนหรือลดขั้นตอนก่อนที่ จะปรับปรุงผลที่ได้รับ (Output) และเน้นที่การปฏิบัติและการใช้ความพยายามของบุคคล เช่น เมื่อผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องการประเมินผลงาน พนักงานขายก็จะประเมินเวลาที่ใช้ในการติดต่อกับลูกค้า เวลาที่ใช้ในการเยี่ยมลูกค้า และเวลาที่ใช้ในสํานักงาน ความสําเร็จที่ได้รับจะทําให้บุคลากรมีขวัญและกําลังใจในการปรับปรุงงานของตนให้ดีขึ้น หรือกล่าวได้ว่าเป็นการให้ความสําคัญกับการเข้าถึงลูกค้าพอ ๆ กับยอดขาย
สรุป แนวคิดและกลยุทธ์ของไคเซ็นสามารถนําไปใช้ได้ทั่วไป และมีความเกี่ยวข้องกับทุกคน ในองค์การตั้งแต่ระดับสูงสุดจนถึงผู้ปฏิบัติงานระดับล่างสุด
