การสอบไล่ภาคฤดูร้อน ปีการศึกษา 2559
ข้อสอบกระบวนวิชา POL 2310 ทฤษฎีองค์การ
คําสั่ง ข้อสอบมี 4 ข้อ ให้ทําทุกข้อ ๆ ละ 25 คะแนน (รวม 100 คะแนน)
ข้อ 1 จงอธิบายถึงองค์ประกอบของโครงสร้างองค์การตามแนวคิดและทฤษฎีที่เรียนมาโดยยกตัวอย่างทฤษฎีมาอย่างน้อย 2 ทฤษฎี
แนวคําตอบ
ตัวอย่างองค์ประกอบของโครงสร้างองค์การตามแนวคิดและทฤษฎีที่เรียนมา มีดังนี้ Gibson ได้เสนอองค์ประกอบของโครงสร้างองค์การ ซึ่งมี 4 องค์ประกอบ คือ
1 การแบ่งส่วนงาน (Division of Labor) คือ การจัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ เป็นการแบ่งแยกงานและการรวมกลุ่มงาน หรือเป็นการจําแนกประเภทของงานตามความชํานาญพิเศษหรือตาม ความถนัดในงานนั้น ๆ และปริมาณของกิจกรรมในองค์การ ซึ่งการแบ่งส่วนงานมากเกินไปอาจก่อให้เกิดความ สิ้นเปลืองและความเบื่อหน่ายของพนักงาน เนื่องจากงานจะมีลักษณะซ้ําซากจําเจ ลักษณะของการแบ่งส่วนงานมีดังนี้
1) การแบ่งงานตามวิชาชีพ (Personal Specialties) เป็นการแบ่งงานตามความถนัด เฉพาะทาง เช่น งานด้านบัญชี วิศวกร และวิทยาศาสตร์
2) การแบ่งงานตามกิจกรรมภายในองค์การ (Horizontal Specialization) เป็น การแบ่งงานโดยพิจารณาจากกิจกรรมภายในองค์การ ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ
(1) การแบ่งตามหน้าที่ เช่น การแบ่งเป็นฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย และฝ่ายจัดส่ง
(2) การแบ่งตามผลผลิตหรือผลิตภัณฑ์ขององค์การ เช่น หน่วยงานดูแลการผลิต ผงซักฟอก หน่วยงานดูแลการผลิตยาสีฟัน
(3) การแบ่งตามพื้นที่ เช่น การแบ่งของธนาคาร
2 การจัดส่วนงาน (Hierarchy) คือ การจัดชั้นสายการบังคับบัญชา หรือการจัดโครงสร้าง องค์การในแนวดิ่ง เป็นการแบ่งหน่วยงานออกเป็นระดับโดยพิจารณาจากความสําคัญของงานว่าควรจะเป็นงาน ในระดับใด ซึ่งแต่ละระดับจะมีบทบาทและความสําคัญลดหลั่นกันลงมา การจัดสายการบังคับบัญชาที่ดีไม่ควรเกิน 5 ลําดับชั้น เพราะถ้ามีชั้นการบังคับบัญชามากจะเกิดปัญหาการสื่อสารหรือการบิดเบือนข้อมูล
3 ขอบเขตของการบังคับบัญชา (Span of Control) หรือขนาดของการควบคุม คือ จํานวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่ผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง ๆ รับผิดชอบโดยตรง การมีขนาดของการควบคุมที่เหมาะสมจะทําให้ การตัดสินใจและการสั่งการมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ขนาดของการควบคุมจะกว้างหรือแคบขึ้นอยู่กับความสามารถของ ผู้ปฏิบัติงาน ความยากง่ายของงาน และความจําเป็นในสถานการณ์ต่าง ๆ
4 การมอบอํานาจในการตัดสินใจหรือการปฏิบัติงาน (Delegation of Authority) เป็นการพิจารณานโยบายขององค์การว่ามุ่งเน้นการกระจายอํานาจหรือการรวมอํานาจ ซึ่งสามารถพิจารณาได้จาก จํานวนผู้ตัดสินใจในการบริหารงานในองค์การ หากองค์การมีจํานวนผู้ตัดสินใจมากแสดงว่าองค์การเน้นการ กระจายอํานาจ แต่ถ้าองค์การมีจํานวนผู้ตัดสินใจเพียงคนเดียวแสดงว่าองค์การเน้นการรวมอํานาจ ทั้งนี้ จุดสําคัญของการมอบอํานาจและการกระจายอํานาจก็คือ ผู้บังคับบัญชาสามารถกระทําได้เฉพาะการมอบอํานาจ ในงานหรือการกระจายอํานาจในการปฏิบัติงานเท่านั้น จะกระจายความรับผิดชอบไม่ได้
Mintzberg ได้เสนอองค์ประกอบของโครงสร้างองค์การซึ่ง
1 Strategic Apex คือ ผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้มีบทบาทสําคัญในการกําหนดกลยุทธ์ และนโยบาย หรือทิศทางขององค์การ
2 Middle Line คือ ผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่คอยประสานระหว่างผู้บริหารระดับสูง กับผู้ปฏิบัติในระดับล่าง ซึ่งในปัจจุบันผู้บริหารระดับกลางถูกลดบทบาทลงและมีจํานวนน้อยลงเรื่อย ๆ โดยเฉพาะ ในองค์การภาคเอกชน แต่ในทางตรงข้ามองค์การภาครัฐกลับมีคนกลุ่มนี้จํานวนมาก
3 Operating Core คือ ผู้ปฏิบัติการในระดับล่างเป็นกลุ่มคนที่มีความสําคัญในกระบวนการ ผลิต โดยมีหน้าที่ในการผลักดันให้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามเป้าหมายขององค์การ ซึ่งผู้ปฏิบัติการในระดับล่างนี้ถือเป็น ส่วนของโครงสร้างที่มีจํานวนมากที่สุดและมีโอกาสเปลี่ยนแปลงบ่อยที่สุดในองค์การ
4 Technostructure คือ ผู้เชี่ยวชาญในด้านเทคนิคการดําเนินงานขององค์การ เช่น วิศวกร โปรแกรมเมอร์ นักบัญชี นักเทคนิคการแพทย์ นักวิจัยการตลาด เป็นต้น
5 Support Staff คือ ฝ่ายอํานวยการ มีหน้าที่อํานวยความสะดวกแก่ฝ่ายงานหลัก เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายธุรการ เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย เป็นต้น
ทั้งนี้ Mintzberg ได้ให้ข้อสังเกตไว้ว่า ส่วนที่จัดว่าเป็นสวนของ “สายงานหลัก” ขององค์การ จะประกอบไปด้วยส่วนที่ 1, 2 และ 3 เท่านั้น ในส่วนที่ 4 และ 5 เป็นเพียง “ฝ่ายสนับสนุน” ไม่มีบทบาทตาม สายการบังคับบัญชาชัดเจน ซึ่งบางองค์การอาจใช้บุคคลภายนอกมาปฏิบัติงานในส่วนนี้ได้
ข้อ 2 จงอธิบายความสัมพันธ์ของระบบย่อยองค์การกับการจัดการมาให้เข้าใจอย่างชัดเจน
แนวคําตอบ
องค์การ หมายถึง การที่คนมารวมตัวกันเพื่อเข้าทํางานโดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันและต้องการ ที่จะทํางานให้บรรลุวัตถุประสงค์
การจัดการ หมายถึง การดําเนินงานของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปเพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ ที่ได้ตั้งเอาไว้ร่วมกัน โดยคํานึงถึงการจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพเข้าช่วย
ความสัมพันธ์ระหว่างระบบย่อยองค์การกับการจัดการ มีดังนี้
1 ความสัมพันธ์ระหว่างเป้าหมาย/วัตถุประสงค์กับการวางแผน หมายถึง เมื่อกําหนด เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์การแล้ว ก็ต้องหาหนทางเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยนักบริหารจะต้อง นําความรู้ในวิชาการวางแผนมาใช้ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน 4 ขั้นตอน คือ
1) การกําหนดเป้าหมาย
2) การอธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน
3) การหาเครื่องมือที่จะมาช่วย พร้อมทั้งตระหนักถึงปัญหาและอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมาย
4) การพัฒนาหนทางที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
2 ความสัมพันธ์ระหว่างคนกับการประสานงาน หมายถึง นักบริหารต้องมีภาวะผู้นํา และมีความรู้เกี่ยวกับภาวะผู้นํา เพื่อจูงใจให้กลุ่มคนมาบริหารองค์การให้บรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ผู้บริหารต้อง มีความสามารถในการสื่อข้อความ เพราะการสื่อข้อความจะช่วยให้เข้าใจงานและสามารถทํางานได้ง่ายขึ้น รวมทั้ง ช่วยให้เกิดประสิทธิผลที่ดีต่อองค์การ
3 ความสัมพันธ์ระหว่างโครงสร้างกับการจัดองค์การ หมายถึง การจัดองค์การเพื่อให้ องค์การมีโครงสร้างที่เหมาะสม ซึ่งพิจารณาจากเกณฑ์ดังต่อไปนี้
1) ปัญหารอบด้านขององค์การ
2) กระบวนการปฏิบัติงานที่มีความรวดเร็ว
3) การจัดสรรคนให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ
4) การติดต่อและการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลภายในองค์การที่สอดคล้องกับโครงสร้างองค์การ
5) การจัดโครงสร้างองค์การที่เอื้ออํานวยต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมีความยืดหยุ่น และจูงใจให้คนมีความเอาใจใส่ต่อการทํางาน
6) การปกครองบังคับบัญชาทุกระดับมีความสอดคล้องกัน
7) การให้อํานาจหน้าที่กับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมในการจัดโครงสร้างองค์การ
8) การจัดโครงสร้างให้สอดคล้องกับนโยบาย
9) การแบ่งส่วนงานที่มีความเหมาะสม
4 ความสัมพันธ์ระหว่างเทคนิคกับการตัดสินใจ หมายถึง เทคนิคการบริหารจะเป็น ประโยชน์ที่ทําให้องค์การปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมาย ซึ่งเทคนิคทางการบริหารมี 2 รูปแบบ คือ การตัดสินใจที่ใช้อยู่ เป็นประจํา (Programmed Decision-Making) และการตัดสินใจที่ไม่เกิดบ่อยนัก (Nonprogrammed Decision-Making) ดังนั้นนักบริหารจะต้องรู้จักหลักการตัดสินใจในโอกาสต่าง ๆ เช่น
1) การตัดสินใจภายในภาวะที่แน่นอน (Certainty) คือ การตัดสินใจที่ทราบผลในแต่ละทางเลือก
2) การตัดสินใจในภาวะที่มีความเสี่ยง (Risk) คือ การตัดสินใจที่ทราบความเป็นไปของผลในแต่ละทางเลือก
3) การตัดสินใจในภาวะที่ไม่แน่นอน (Uncertainty) คือ การตัดสินใจที่ไม่ทราบความเป็นไปของผลที่เกิดขึ้น
5 ความสัมพันธ์ระหว่างความรู้ข้อมูลข่าวสารกับการควบคุมงาน หมายถึง นักบริหาร จะต้องอาศัยข้อมูลข่าวสารในการกําหนดนโยบายและการนํานโยบายไปสู่การปฏิบัติ รวมทั้งในการควบคุมงาน ทุกประเภทเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยนักบริหารจะต้องใช้ระบบการควบคุมเพื่อตรวจสอบว่าการบริหารงานในองค์การ เป็นไปตามที่กําหนดไว้ในแผนหรือไม่ ซึ่งการควบคุมงานจะทําให้องค์การสามารถปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างราบรื่น
ข้อ 3 จงอธิบายแนวคิดของนักทฤษฎีองค์การด้าน “กระบวนการ” มา 2 แนวคิด
แนวคําตอบ
แนวคิดของนักทฤษฎีองค์การด้าน “กระบวนการ” มีดังนี้
1 Henri Fayol
Fayol เป็นนักอุตสาหกรรมชาวฝรั่งเศส เขาได้เสนอกระบวนการบริหารของนักบริหารไว้ 5 ประการ หรือเรียกว่า “POCCC” ได้แก่
1 P = Planning คือ การวางแผน
2 O = Organizing คือ การจัดองค์การ
3 C = Commanding คือ การบังคับบัญชา
4 C = Coordinating คือ การประสานงาน
5 C = Controlling คือ การควบคุมงาน
นอกจากนี้ Fayol ยังได้เสนอหลักการบริหารทั่วไป 14 ประการ ได้แก่
1 การมีเอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of Command)
2 การมีเอกภาพในการสั่งการ (Unity of Direction)
3 การแบ่งงานกันทํา (Division of Work)
4 การรวมอํานาจไว้ที่ส่วนกลาง (Centralization)
5 อํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility)
6 ความเสมอภาค (Equity)
7 สายการบังคับบัญชา (Scalar Chain)
8 การให้ผลประโยชน์ตอบแทน (Remuneration)
9 การมีระเบียบข้อบังคับ (Order)
10 ความมีระเบียบวินัย (Discipline)
11 ความคิดริเริ่ม (Initiative)
12 ผลประโยชน์ของบุคคลควรจะเป็นรองจากผลประโยชน์ส่วนรวม (Subordination of Individual Interest to the General Interest)
13 ความมั่นคงในหน้าที่การงาน (Stability of Tenure of Person)
14 ความสามัคคีเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน (Esprit de Corps)
จากหลักการบริหารดังกล่าวจะเห็นได้ว่า Fayol ยอมรับองค์การที่เป็นทางการ โดยใช้ประโยชน์ จากการแบ่งงานกันทํา และเน้นความสําคัญขององค์การ คือ ความเป็นระเบียบ ความมั่นคง ความคิดริเริ่ม และความสามัคคี นอกจากนี้หลักการบริหารของ Fayol นับเป็นหลักการของทฤษฎีที่สมบูรณ์ครั้งแรกที่ช่วยให้ผู้บริหาร สามารถวางระเบียบแบบแผนและหลักเกณฑ์ที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถรวบรวมทรัพยากรต่าง ๆ และบุคคลเข้ามา รวมอยู่ในองคการให้สามารถทํางานโดยมีประสิทธิภาพจนบรรลุเป้าหมายที่กําหนดได้
- Luther Gulick & Lyndall Urwick
Gulick & Urwick ได้รวบรวมแนวคิดทางด้านการบริหารต่าง ๆ ไว้ในหนังสือชื่อ “Paper on the Science of Administration : Note on the Theory of Organization” โดยเสนอแนวความคิด กระบวนการบริหารที่เรียกว่า “POSDCORB” ซึ่งเป็นหน้าที่สําคัญของนักบริหาร 7 ประการ ได้แก่
1 P = Planning คือ การวางแผน เป็นการวางเค้าโครงกิจกรรมซึ่งเป็นการเตรียมการ ก่อนการลงมือปฏิบัติเพื่อให้การดําเนินการบรรลุเป้าหมายที่กําหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
2 O = Organizing คือ การจัดองค์การ เป็นการกําหนดโครงสร้างขององค์การโดยพิจารณา ให้เหมาะสมกับงาน เช่น การแบ่งงานเป็นกรม กอง หรือแผนก โดยอาศัยปริมาณงาน คุณภาพของงานหรือจัด ตามลักษณะเฉพาะของงาน นอกจากนี้อาจพิจารณาในแง่ของการควบคุม หรือพิจารณาในแง่ของหน่วยงาน เช่น หน่วยงานหลัก และหน่วยงานที่ปรึกษา เป็นต้น
3 S = Staffing คือ การจัดหาบุคลากรมาปฏิบัติงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ในองค์การนั่นเอง ทั้งนี้เพื่อให้ได้บุคลากรมาปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับ การจัดแบ่งหน่วยงานที่กําหนดเอาไว้
4 D = Directing คือ การอํานวยการ เป็นภารกิจในการใช้ศิลปะในการบริหารงาน เช่น ภาวะผู้นํา มนุษยสัมพันธ์ การจูงใจ และการตัดสินใจ เป็นต้น
5 CO – Coordinating คือ การประสานงาน เป็นการประสานให้ส่วนต่าง ๆ ของ กระบวนการทํางานมีความต่อเนื่องกัน เพื่อให้การดําเนินงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและราบรื่น
6 R = Reporting คือ การรายงาน เป็นกระบวนการและเทคนิคของการรายงานให้ ผู้บังคับบัญชาตามลําดับชั้นได้ทราบถึงผลการปฏิบัติงาน โดยมีความสัมพันธ์กับการติดต่อสื่อสารในองค์การอยู่ด้วย
7 B = Budgeting คือ การงบประมาณ เป็นภารกิจที่เกี่ยวกับการวางแผนการทําบัญชี การควบคุมเกี่ยวกับการเงินและการคลัง
สาระสําคัญของแนวคิด POSDCORB คือ “ประสิทธิภาพ” ซึ่ง Gutick & Urwick เห็นว่า ประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่สําคัญที่สุดของการบริหาร และเพื่อให้การบริหารงานในทุกหน่วยงานมีประสิทธิภาพ จะต้องมีการแบ่งงานตามความเหมาะสมและความจําเป็นหรือความถนัดของคนงาน โดยแบ่งหน่วยงานออกตาม กระบวนการ วัตถุประสงค์ ลูกค้า และพื้นที่ ซึ่งทุกหน่วยงานจะต้องจัดรูปแบบองค์การเป็นรูปสามเหลี่ยมพีระมิด และมีสายการบังคับบัญชาที่ลดหลั่นกันลงมา
ข้อ 4 จงอธิบายแนวคิดและทฤษฎีด้านพฤติกรรมศาสตร์มา 1 แนวคิดโดยละเอียด
แนวคําตอบ
นักคิดยุคพฤติกรรมศาสตร์ เป็นกลุ่มที่ทําการศึกษาพฤติกรรมในองค์การ คือ ศึกษาเรื่องของ การกระทําและการแสดงออกของมนุษย์ในองค์การทั้งในระดับบุคคลและกลุ่มบุคคล ตัวอย่างของนักคิด ยุคพฤติกรรมศาสตร์ที่สําคัญ ได้แก่ Hugo Munsterberg Elton Mayo, Abraham Maslow, Clayton Alderfer, Douglas Murray McGregor, Frederick Herzberg, David McClelland, Victor H. Vroom, J. Stacy Adams เป็นต้น ซึ่งในที่นี้จะนําเสนอแนวคิดทฤษฎีของนักคิดยุคพฤติกรรมศาสตร์ 1 แนวคิด ดังนี้
Douglas Murray McGregor
McGregor เสนอทฤษฎี X และทฤษฎี Y ไว้ในหนังสือชื่อ “The Human Side of Enterprise” โดยมีฐานคติในการมองคนในองค์การ 2 แบบ คือ
1 ทฤษฎี X ถือว่า
– คนทั่วไปเกียจคร้าน ชอบเลี่ยงงาน
– ขาดความกระตือรือร้น ไม่มีความรับผิดชอบ
– เห็นแก่ตัวเพิกเฉยต่อความต้องการขององค์การ
2 ทฤษฎี Y ถือว่า
– คนชอบทํางาน ไม่ได้เกียจคร้าน
– การควบคุมภายนอกไม่ใช่วิถีทางที่จะได้มาซึ่งงาน คนสามารถที่จะหาแนวทางและควบคุมตนเองได้
– ความพึงพอใจที่ได้ปฏิบัติงานตามศักยภาพเป็นรางวัลที่มีความสําคัญที่จะทําให้คนมีความรู้สึกผูกพันกับองค์การ
– คนโดยทั่วไปจะเรียนรู้เพื่อแสวงหาความรับผิดชอบต่อไป
– คนส่วนใหญ่อาศัยภาวะสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหาในองค์การ
ทฤษฎี Y คือ “ภาพพจน์ของคน” ในแนวมนุษยสัมพันธ์ ซึ่งเชื่อว่าโดยธรรมชาติมนุษย์เป็นคนดี ดังนั้นคนจึงควรควบคุมตนเองได้ การควบคุมตนเองหมายถึงการปรับปรุงองค์การในเรื่องต่าง ๆ เช่น การกระจายอํานาจ การมอบอํานาจหน้าที่ การขยายงาน การมีส่วนร่วม และการบริหารงานโดยยึดเป้าหมาย จึงเห็นได้ว่าข้อเสนอการปรับปรุงของ McGregor เป็นการย้ำให้เห็นความสําคัญของคน และช่วยให้คนหลุดพ้นจากการควบคุมของ องค์การ ซึ่งเป็นค่านิยมหลักของมนุษย์ที่เห็นว่าคนมาก่อนองค์การ
การมองคนในองค์การตามทฤษฎี X และทฤษฎี Y ของ McGregor ช่วยให้เราแยกแยะคนได้ ทําให้เรารู้ว่าใครเป็นเพื่อนที่ดีหรือนายที่ดี ซึ่งการมองแบบนี้เรียกว่า “Polarization” แต่ในสภาพความเป็นจริง เราไม่สามารถบอกได้ว่าคนไหนเป็นประเภท X หรือประเภท Y แต่อาจจะบอกได้ว่าค่อนข้างไปทาง X หรือ Y มากกว่า ดังนั้นการมองคนเป็น Polarization จึงเป็นจุดอ่อนอย่างหนึ่ง แต่อย่างไรก็ตามก็ถือว่าทฤษฎีนี้เป็นทฤษฎีแรก ที่ช่วยทําให้สามารถจําแนกประเภทของคนได้
